Rakennusalan ERP:n käyttöönotto: mitä siinä pitää huomioida

Käyttöönotto epäonnistuu harvoin ohjelmiston takia

Kun rakennusyrityksen toiminnanohjauksen käyttöönotto menee pieleen, syyksi sanotaan yleensä ohjelmistoa. Se oli liian monimutkainen, se ei taipunut meidän tapaamme tehdä töitä, työntekijät eivät oppineet sitä.

Useimmiten mikään näistä ei ole se mikä oikeasti tapahtui. Ohjelmisto avattiin, sinne perustettiin muutama työmaa, ja sitten kaksi asiaa jäi tekemättä: kukaan ei ottanut vastuuta siitä että kirjaukset tehdään, eikä vanhasta tavasta luovuttu. Kun molemmat tavat ovat käytössä yhtä aikaa, kumpikaan ei ole ajan tasalla, ja kolmen kuukauden päästä yritys palaa siihen jonka se osaa.

Tämä opas käsittelee sitä, mitä rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa kannattaa huomioida riippumatta siitä minkä tuotteen valitsette. Se ei ole tuote-esittely eikä kuvaus yhden toimittajan tavasta tehdä käyttöönotto. Se on lista niistä kohdista joissa käyttöönotot tyypillisesti kompastuvat, ja siitä mitä niille voi tehdä etukäteen.

Kolme eri asiaa, jotka menevät sekaisin

Sana käyttöönotto tarkoittaa kolmea täysin eri kokoista asiaa, ja niiden sekoittaminen on syy siihen miksi aikatauluarviot heittävät moninkertaisesti.

Tekninen avaus on se, että ohjelmisto on olemassa ja siihen pääsee sisään. Tunnukset luodaan, yrityksen perustiedot syötetään ja ensimmäiset käyttäjät lisätään. Nykyaikaisessa pilvipalvelussa tämä on minuuttien asia, koska mitään ei asenneta eikä palvelinta hankita. Jos toimittaja puhuu tässä kohtaa viikoista, kysy tarkasti mistä ne viikot koostuvat.

Tiedon siirto on se, että järjestelmässä on yrityksen omat asiakkaat, työmaat, työntekijät ja hinnastot. Tämä vie tunteja tai päiviä sen mukaan, kuinka paljon vanhaa aineistoa siirretään ja missä muodossa se on. Tämä on myös se vaihe jossa kannattaa tehdä vähemmän kuin ensin ajattelee, ja siitä lisää alempana.

Työtavan muutos on se, että yrityksessä oikeasti tehdään asiat uudella tavalla. Tunnit kirjataan puhelimella työmaalla eikä lapulle. Kuitti kuvataan silloin kun se saadaan, ei kuukauden lopussa. Tämä ei ole tuntien eikä päivien asia vaan viikkojen, ja se on ainoa kolmesta joka voi epäonnistua kokonaan.

Kun toimittaja sanoo että käyttöönotto vie kymmenen minuuttia, hän puhuu ensimmäisestä. Kun konsultti sanoo että se vie kolme kuukautta, hän puhuu kolmannesta. Molemmat voivat olla oikeassa. Sopikaa keskenänne kumpaa te tarkoitatte, ennen kuin sovitte aikataulusta kenenkään kanssa.

Mitä pitää olla selvillä ennen kuin allekirjoitatte

Nämä asiat kannattaa selvittää ennen sopimusta, koska niiden korjaaminen jälkikäteen on kalliimpaa kuin niiden kysyminen etukäteen.

Kuka yrityksessä käyttää järjestelmää päivittäin. Ei kuka omistaa sen vaan kuka avaa sen joka aamu. Jos vastaus on vain toimisto, kyseessä ei ole toiminnanohjaus vaan raportointityökalu, ja työmaan tieto syntyy edelleen jossain muualla.

Mikä on se yksi ongelma joka pitää ratkaista ensin. Käyttöönotto onnistuu paljon todennäköisemmin, jos sillä on yksi selvä tavoite. Tunnit oikeille työmaille. Kuitit talteen samassa kuussa. Tarjoukset ulos nopeammin. Jos tavoitteita on kuusi, mikään niistä ei toteudu, koska huomio jakautuu eikä kukaan huomaa jos yksi jää kesken.

Mitkä tiedot ovat tällä hetkellä missäkin. Tehkää lista siitä missä asiakastiedot, hinnastot, työmaatiedot ja työntekijätiedot nyt ovat. Yleensä ne ovat useammassa paikassa kuin muistetaan: taloushallinnossa, Excelissä, sähköpostissa ja jonkun päässä. Tämä lista on se josta tiedon siirto suunnitellaan.

Kuka hoitaa taloushallinnon ja mitä ohjelmistoa se käyttää. Jos kirjanpito on tilitoimistossa, tilitoimisto pitää ottaa mukaan keskusteluun ennen kuin integraatiosta sovitaan. He tietävät miten aineisto halutaan, ja he ovat se osapuoli joka huomaa ensimmäisenä jos jotain menee väärin.

Kuka omistaa käyttöönoton

Tämä on koko oppaan tärkein kohta, ja se on yleensä se joka jää tekemättä.

Käyttöönotolla pitää olla yksi nimetty ihminen yrityksen sisällä. Ei toimittaja, vaan joku joka on teillä töissä. Hänen tehtävänsä ei ole osata ohjelmistoa parhaiten vaan huomata jos joku ei kirjaa, ja kysyä siitä. Ilman tätä ihmistä käyttöönotto etenee kaksi viikkoa ja hiipuu sitten, koska työmaalla on aina jotain kiireellisempää kuin uuden järjestelmän opettelu.

Pienessä yrityksessä tämä on käytännössä aina yrittäjä itse tai työnjohtaja. Se ei vaadi paljon aikaa, mutta se vaatii säännöllisyyden: kerran viikossa katsotaan onko kirjaukset tehty, ja jos ei ole, kysytään miksi. Neljä kertaa peräkkäin tehtynä siitä tulee tapa. Kertaakaan tekemättä siitä ei tule mitään.

Toinen puoli samaa asiaa on se, että johdon pitää käyttää järjestelmän tuottamaa tietoa näkyvästi. Jos työnjohto kysyy tuntimäärää puhelimessa vaikka se on järjestelmässä, työntekijät oppivat että kirjaus on ylimääräinen vaihe eikä se josta tieto oikeasti otetaan. Tieto pitää lukea sieltä minne se kirjataan, muuten kirjaamisella ei ole mitään merkitystä.

Mitä tietoa siirretään, mitä jätetään

Yleisin virhe tiedon siirrossa on siirtää liikaa. Vanha järjestelmä tai Excel sisältää vuosien historian, ja tuntuu luontevalta ottaa se mukaan. Käytännössä se hidastaa käyttöönottoa viikoilla ja tuottaa vastineeksi tietoa jota kukaan ei katso.

Siirtäkää se mitä tarvitaan huomenna töiden tekemiseen:

• Aktiiviset asiakkaat. Ne joilta tulee töitä nyt, ei jokainen jolle on joskus tehty tarjous.
• Käynnissä olevat työmaat. Valmiit projektit voi jättää vanhaan järjestelmään, jossa ne ovat jo.
• Nykyiset työntekijät. Ei entisiä.
• Hinnasto ja yleisimmät työsuoritteet. Tämä kannattaa tehdä huolella, koska se vaikuttaa tarjouslaskennan nopeuteen joka päivä.

Jättäkää siirtämättä vanha projektihistoria, vanhat tarjoukset ja arkistoitava kirjanpitoaineisto. Ne säilyvät siellä missä ovat, ja lakisääteinen säilytysvelvollisuus täyttyy siellä yhtä hyvin. Jos historiatietoa joskus tarvitaan, se haetaan silloin.

Yksi poikkeus kannattaa tehdä: jos jokin käynnissä oleva urakka on riitainen tai siinä on paljon lisä- ja muutostöitä, sen aineisto kannattaa siirtää kokonaisuudessaan. Juuri siinä tietoa tarvitaan nopeasti ja yhdestä paikasta.

Taloushallinnon liittäminen

Integraatio taloushallintoon on se kohta jossa lupaukset ja todellisuus eroavat eniten, joten sitä kannattaa kysyä tarkasti.

Nykyaikainen liitäntä syntyy asetuksista minuuteissa, kun molemmissa päissä on valmis rajapinta. Se on täysin normaali tilanne, eikä siitä kannata maksaa erillistä projektia. Mutta se pätee vain silloin kun kyseessä on valmis liitäntä nimenomaan siihen ohjelmistoon jota te käytätte.

Kysykää nämä ennen kuin uskotte integraatiolupauksen:

• Onko liitäntä olemassa juuri siihen ohjelmistoon jota käytämme, vai ohjelmistoperheeseen yleensä. Sama toimittaja voi tarjota useaa eri tuotetta, joista vain osaan liitäntä toimii.
• Mihin suuntaan tieto kulkee. Menevätkö laskut vain ulos, vai tuleeko myös ostolaskuja ja maksutietoja takaisin. Yksisuuntainen liitäntä on eri tuote kuin kaksisuuntainen.
• Mitä liitäntä ei siirrä. Tämä kysymys paljastaa enemmän kuin ominaisuuslista.
• Kuka tekee kytkennän ja tarvitaanko siihen tilitoimiston tunnuksia. Jos tarvitaan, sopikaa aika tilitoimiston kanssa etukäteen, koska se on tyypillinen paikka jossa käyttöönotto seisoo viikon.
• Onko liitäntä jo tuotannossa muilla asiakkailla vai tulossa. Tulossa oleva liitäntä on hyvä tietää, mutta sen varaan ei voi suunnitella aikataulua.

Jos taloushallinto-ohjelmistoonne ei ole valmista liitäntää, se ei välttämättä ole este. Kysykää silloin miten aineisto siirretään ilman sitä ja kuinka paljon käsityötä siitä jää kuukaudessa. Vastaus kertoo onko kyse pienestä haitasta vai jatkuvasta lisätyöstä.

Aloittakaa yhdestä työmaasta

Houkutus on ottaa järjestelmä käyttöön koko yrityksessä kerralla, koska silloin siirtymä on ohi nopeasti. Käytännössä se on tehokkain tapa epäonnistua.

Kun kaikki alkaa yhtä aikaa, jokainen ongelma tulee vastaan yhtä aikaa kaikilla. Yksi ei löydä työmaata listalta, toisen puhelimessa ei ole sovellusta, kolmas kirjaa tunnit väärälle projektille. Yhtenä päivänä syntyy kaksikymmentä pientä kysymystä, kukaan ei ehdi vastata niihin, ja porukka palaa lapulle koska työt pitää tehdä.

Toimivampi tapa on ottaa yksi käynnissä oleva työmaa ja tehdä siinä kaikki uudella tavalla kahden viikon ajan. Yksi työmaa tuottaa saman määrän kysymyksiä kuin kaikki työmaat, mutta ne tulevat vastaan hallittavina yksi kerrallaan. Kun se työmaa toimii, seuraavat lähtevät käyntiin nopeammin, koska vastaukset on jo keksitty ja porukassa on ihmisiä jotka osaavat neuvoa.

Valitkaa ensimmäiseksi työmaaksi tavallinen, ei helpoin eikä hankalin. Helpoin ei paljasta ongelmia ja hankalin saa koko järjestelmän näyttämään toimimattomalta.

Miten työntekijät saadaan mukaan

Rakennusalalla käyttöönoton kohtalo ratkeaa puhelimessa, ei koulutuspäivässä. Muutama käytännön asia ratkaisee enemmän kuin perehdytyksen laatu.

Sovelluksen pitää olla asennettuna ja tunnusten toimia ennen kuin käyttöä pyydetään. Jos ensimmäinen kokemus on se, että salasana ei toimi työmaalla aamulla, sitä ei yritetä toista kertaa vapaaehtoisesti.

Kirjauksen pitää onnistua ilman verkkoa. Kellarissa, hallissa ja monessa saneerauskohteessa ei ole kenttää. Jos kirjaus vaatii yhteyden, se jää tekemättä juuri siellä missä sitä eniten tarvittaisiin.

Kysykää vain se mitä oikeasti käytetään. Jokainen ylimääräinen pakollinen kenttä laskee kirjausastetta. Jos jotain tietoa ei lueta kertaakaan kuukaudessa, älkää kysykö sitä joka päivä.

Kertokaa mihin tieto menee. Työntekijä kirjaa huolellisemmin kun hän tietää että tunnit menevät suoraan palkkaan ja laskulle, eivätkä johonkin seurantaan. Tämä on yksi lause perehdytyksessä ja se vaikuttaa enemmän kuin puoli päivää ohjelmiston klikkailua.

Sopikaa milloin kirjataan. Päivän päätteeksi työmaalla, ei viikon lopussa muistin varassa. Sääntö joka ei ota kantaa ajankohtaan ei ohjaa mitään.

Kuinka kauan vanhaa tapaa pidetään rinnalla

Rinnakkaisajo on perusteltua rajatun ajan ja vaarallista pysyvänä.

Perusteltua se on silloin kun halutaan varmistua, että uusi tuottaa saman lopputuloksen kuin vanha. Esimerkiksi ensimmäinen palkka-ajo tai ensimmäinen kuukauden laskutus kannattaa tarkistaa molemmilla tavoilla. Silloin virhe huomataan ennen kuin se menee asiakkaalle tai palkkaan.

Vaarallista se on silloin kun rinnakkaisuudelle ei ole päivämäärää. Ilman päättymispäivää molemmat tavat jäävät käyttöön, tieto on kahdessa paikassa eikä kumpikaan ole täydellinen, ja kysymykseen mikä on oikein ei ole vastausta. Sopikaa päivä jonka jälkeen vanhaa ei enää täytetä, ja pitäkää siitä kiinni myös silloin kun se tuntuu epämukavalta.

Seitsemän yleisintä syytä epäonnistua

Nämä toistuvat käyttöönotosta toiseen alasta ja ohjelmistosta riippumatta.

Kukaan ei omista käyttöönottoa

Kaikki olettavat että joku toinen seuraa etenemistä. Kukaan ei seuraa, eikä kukaan huomaa hiipumista ennen kuin se on jo tapahtunut.

Kaikki otetaan käyttöön kerralla

Kaksikymmentä ongelmaa samana päivänä kaataa käyttöönoton, vaikka jokainen niistä olisi erikseen pieni.

Vanhaa tapaa ei lopeteta

Kaksi rinnakkaista tapaa tarkoittaa käytännössä sitä, että kumpikaan ei ole ajan tasalla.

Rakenteesta tehdään liian tarkka heti

Kolmekymmentä kustannuslajia ja kaksitoista työn tyyppiä tuntuvat hyvältä suunnittelupöydällä. Työmaalla ne tarkoittavat sitä, että valitaan aina ensimmäinen vaihtoehto, ja silloin data on tarkkaa mutta väärää. Aloittakaa karkealla rakenteella ja tarkentakaa vasta kun tiedätte mitä oikeasti seuraatte.

Johto ei käytä syntyvää tietoa

Jos raportteja ei katsota eikä niihin viitata, kirjaaminen näyttää turhalta työltä, ja se lopetetaan ensimmäisenä kiireisenä viikkona.

Integraatio jää puolitiehen

Liitäntä kytketään mutta sitä ei tarkisteta ensimmäisen kuukauden ajalta. Virhe löytyy kolmen kuukauden päästä, ja silloin sen selvittäminen on moninkertainen työ.

Aikataulu tehdään kiireisimpään aikaan

Käyttöönotto ajoitetaan samaan kuukauteen kuin kaksi urakkaa on loppusuoralla. Kumpikaan ei saa tarvitsemaansa huomiota.

Mistä tiedät että käyttöönotto onnistui

Käyttöönoton onnistumista ei mitata siitä, että järjestelmä on käytössä. Se mitataan siitä, mitä yrityksessä ei enää tehdä.

Konkreettisia merkkejä ensimmäisen kahden kuukauden jälkeen:

• Tunnit ovat järjestelmässä viikon sisällä tekemisestä, eivät kuukauden lopussa kootusti.
• Kuitit ja ostolaskut kohdistuvat työmaalle silloin kun ne saadaan, eikä kukaan selvitä jälkikäteen mihin ne kuuluivat.
• Työmaan kate näkyy kesken projektin, ei vasta laskutuksen jälkeen.
• Kukaan ei kysy puhelimessa tietoa joka on järjestelmässä.
• Kuukauden vaihde on lyhyempi kuin ennen. Tämä on paras yksittäinen mittari, koska siihen tiivistyy koko muutos.

Jos nämä eivät toteudu kahdessa kuukaudessa, vika on harvoin ohjelmistossa. Katsokaa ensin omistajuutta, rakenteen tarkkuutta ja sitä onko vanha tapa oikeasti lopetettu.

Mitä kysyä toimittajalta ennen päätöstä

Nämä kysymykset erottavat toimittajat toisistaan nopeammin kuin ominaisuusvertailu:

• Mitä käyttöönotto käytännössä sisältää ja mikä osa siitä on meidän työtämme?
• Mitä käyttöönotto maksaa, ja onko avaus- tai perustamismaksua?
• Kuinka kauan kestää ennen kuin ensimmäinen työmaa on järjestelmässä oikeilla tiedoilla?
• Onko liitäntä meidän taloushallinto-ohjelmistoomme olemassa tuotannossa nyt?
• Mitä tapahtuu jos lopetamme: saammeko tiedot ulos ja missä muodossa?
• Toimiiko kirjaus ilman verkkoyhteyttä?
• Kuka vastaa kysymyksiin käyttöönoton jälkeen ja millä kielellä?

Viimeinen kysymys on tärkeämpi kuin miltä se kuulostaa. Käyttöönoton ratkaisevat kysymykset tulevat vastaan kolmantena viikkona, eivät ensimmäisenä päivänä, ja silloin pitää olla joku joka vastaa.

Usein kysyttyä

Kuinka kauan rakennusalan ERP:n käyttöönotto kestää?

Riippuu siitä mitä käyttöönotolla tarkoitetaan. Ohjelmiston avaus ja ensimmäiset käyttäjät ovat pilvipalvelussa minuuttien asia. Yrityksen omat tiedot ja ensimmäinen työmaa vievät tunteja tai päiviä. Se, että koko porukka tekee asiat uudella tavalla, vie tyypillisesti kahdesta kuuteen viikkoa yrityksen koosta ja työmaiden määrästä riippuen.

Kannattaako käyttöönotto tehdä itse vai ostaa apuna?

Pienessä rakennusyrityksessä perusasiat kannattaa yleensä tehdä itse, koska silloin syntyy ymmärrys siitä miten järjestelmä toimii. Apua kannattaa ottaa kahteen kohtaan: hinnaston ja kustannusrakenteen suunnitteluun sekä taloushallinnon liitännän tarkistamiseen. Ne ovat kohdat joissa virhe kertautuu pisimpään.

Mitä käyttöönotto tyypillisesti maksaa?

Pilvipohjaisissa palveluissa erillinen avausmaksu on nykyään harvinainen ja kuukausihinta kattaa käytön. Kysy silti erikseen, sisältyykö tuki ja käyttöönoton opastus hintaan vai laskutetaanko ne erikseen. Ero näkyy ensimmäisen vuoden kokonaiskustannuksessa selvemmin kuin kuukausihinnassa.

Pitääkö vanhat projektit siirtää uuteen järjestelmään?

Ei yleensä. Valmiit projektit voi jättää sinne missä ne ovat, koska niitä ei enää muokata. Poikkeus on riitainen tai kesken oleva urakka, jonka aineisto kannattaa siirtää kokonaisuudessaan.

Mitä jos työntekijät eivät suostu käyttämään sovellusta?

Vastustus kohdistuu lähes aina johonkin konkreettiseen: kirjaus on hidas, sovellus ei toimi kellarissa, tai kysytään tietoja joita ei ymmärretä. Kysy mikä se on, koska useimmiten se on korjattavissa asetuksista. Jos vastustus on yleistä eikä kohdistu mihinkään, kyse on siitä ettei kukaan ole kertonut mihin tieto menee ja miksi.

Voiko käyttöönoton tehdä kesken kiireisen kauden?

Voi, jos aloitetaan yhdestä työmaasta. Koko yrityksen kerralla kattava siirtymä kannattaa ajoittaa rauhallisempaan jaksoon. Kiire ei estä aloittamista mutta se estää sen, että kaikki opettelevat uutta yhtä aikaa.

Yhteenveto

Rakennusalan toiminnanohjauksen käyttöönotto ei ole tekninen projekti vaan tapamuutos, jolla on tekninen alku. Ohjelmiston avaaminen on nykyään nopeaa, ja juuri siksi koko huomio kannattaa suunnata siihen mikä oikeasti ratkaisee: kuka omistaa muutoksen, mistä työmaasta aloitetaan, milloin vanhasta luovutaan ja mitä tietoa kannattaa jättää siirtämättä.

Jos näistä neljästä sopii etukäteen, käyttöönotto onnistuu useimmilla markkinoilla olevilla järjestelmillä. Jos ne jättää sopimatta, paraskaan ohjelmisto ei pelasta sitä.