ERP-ohjelmisto kasvun tukena: milloin se kannattaa ottaa käyttöön?

Kasvu pysähtyy hallintaan, ei töiden puutteeseen

Rakennusliike lopettaa harvoin kasvamisen siksi, ettei töitä olisi. Useammin syy on se, että yrittäjä ei enää pysy perässä. Tieto siitä, mitä työmailla tapahtuu, kulkee yhden ihmisen kautta, ja niin kauan kuin hän ehtii käydä joka kohteessa, se toimii. Kun työmaita on enemmän kuin päiviä viikossa, illat alkavat mennä laskujen kokoamiseen ja puheluihin.

ERP kuulostaa pienen rakennusliikkeen korvissa isolta, kalliilta ja vaikealta. Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä on käytännössä kuitenkin puhelinsovellus työmaalle ja selainnäkymä toimistolle. Tunnit, tarjoukset, lisätyöt, kuvat ja laskut ovat samassa paikassa sen sijaan, että ne olisivat viidessä eri välineessä.

Tässä artikkelissa lasketaan, milloin järjestelmä maksaa itsensä takaisin, mitkä merkit kertovat sen tarpeesta ja miten käyttöönotto onnistuu ilman, että työmaat pysähtyvät.

Mitä järjestelmä oikeasti korvaa

Pienessä rakennusliikkeessä on yleensä jo järjestelmä, se vain on hajallaan:

• tunnit lapuilla, vihossa tai WhatsApp-viesteinä perjantaina
• tarjoukset Excel-pohjissa, joista jokainen on kopio edellisestä
• lisätyöt puhelinkeskusteluissa ja viestiketjuissa
• kuvat työntekijöiden puhelimissa
• kuitit kuittipussissa tai auton hansikaslokerossa
• laskut laskutusohjelmassa, johon tiedot kirjoitetaan käsin edellä mainituista.

Jokainen näistä toimii erikseen. Ongelma syntyy liitoskohdissa: laskuttaja kysyy tunnit, työnjohtaja kysyy kuvan, yrittäjä kysyy, oliko se lisätyö sovittu. Toiminnanohjausjärjestelmän hyöty ei tule siitä, että mikään näistä tehtäisiin hienommin. Se tulee siitä, että tieto kirjataan kerran ja kulkee sieltä tarjoukselta projektille, projektilta laskulle ja laskulta kirjanpitoon.

Mikä pettää missäkin kokoluokassa

Yksin tai kaksin. Kaikki mahtuu päähän, mutta tarjouksiin ja laskutukseen menee iltoja. Hyöty tulee tarjouslaskennasta, tuntien kirjaamisesta projektille ja siitä, että kuvat ja lisätyöt ovat kohteen alla eivätkä galleriassa. Toimisto on yrittäjä itse, joten jokainen säästetty ilta on hänen omaansa.

Kolmesta viiteen. Ensimmäinen kipupiste. Yrittäjä ei ole enää itse joka työmaalla, ja tieto alkaa kulkea kertomuksina. Laskutus viivästyy, koska sen pohjaksi pitää kysellä, ja ensimmäiset lisätyöt jäävät laskuttamatta.

Kuudesta kymmeneen. Työnjohto eriytyy. Nyt on ihmisiä, jotka tarvitsevat tietoa mutta joilla ei ole siihen pääsyä, koska se on yrittäjän päässä. Jokainen työnjohtaja rakentaa oman tapansa, ja työmaiden kannattavuutta on mahdoton verrata.

Yli kymmenen. Mukaan tulevat aliurakoitsijat, kulunvalvonta, rakentamisilmoitukset ja veronumerot. Ilman yhteistä järjestelmää näiden kokoaminen joka kuukausi on oma työnsä.

Jokaisessa vaiheessa pettää eri asia. Siksi kysymystä "milloin järjestelmä kannattaa hankkia" parempi kysymys on, mikä yrityksessä ei juuri nyt skaalaudu.

Kolme merkkiä siitä, että raja on tullut vastaan

Laskutus viivästyy. Laskun tekeminen vaatii tiedon siitä, mitä tehtiin ja paljonko. Kun yrittäjä ei ole itse työmaalla, tieto pitää kysyä, ja kysyminen siirtyy iltaan. Kassavirta hidastuu juuri silloin, kun kasvu sitoo rahaa, ja osa työstä jää kokonaan laskuttamatta.

Projektin tilaa ei tiedä ilman soittoa. Pystytkö sanomaan tähän hätään, montako tuntia käynnissä olevaan urakkaan on mennyt ja paljonko budjetista on jäljellä? Jos et, tieto on ihmisissä eikä yrityksessä. Se katoaa lomalla, sairastuessa ja irtisanoutuessa.

Sama työ tehdään eri tavoin. Yksi työnjohtaja kirjaa tunnit vihkoon, toinen puhelimeen ja kolmas muistaa. Niin kauan kuin työmaat menevät hyvin, se ei haittaa. Kun pitää selvittää, kumpi kohde oli kannattavampi ja miksi, vertailua ei voi tehdä.

Laskelma: milloin järjestelmä maksaa itsensä takaisin

Otetaan kuuden hengen rakennusliike, jolla on vuoden aikana noin kymmenen kohdetta ja liikevaihtoa noin 700 000 euroa.

Mitä järjestelmä maksaa. FiSASin Builder-paketti sisältää neljä käyttäjää hintaan 119 euroa kuukaudessa, ja kaksi lisäkäyttäjää maksaa 10 euroa kuukaudessa kumpikin. Yhteensä 139 euroa kuukaudessa eli noin 1 670 euroa vuodessa ilman arvonlisäveroa vuosilaskutuksella.

Laskuttamatta jäänyt lisätyö. Jos joka toisella kohteella yksi 400 euron lisätyö jää laskuttamatta, se on 2 000 euroa vuodessa. Tämä on varovainen arvio. Moni yrittäjä tunnistaa kohteita, joissa lisätöitä jäi laskuttamatta useampi.

Kirjaamattomat tunnit. Jos jokaiselta jää kirjaamatta puoli tuntia viikossa ja tuntihinta on 55 euroa, se on kuudella hengellä noin 7 400 euroa vuodessa laskuttamatonta tai väärin kohdistettua työtä. Kiinteähintaisissa urakoissa summa ei ole suoraa laskutusta, mutta se näkyy seuraavan tarjouksen hinnoittelussa.

Yrittäjän illat. Jos laskutuksen kokoaminen, tuntien kyseleminen ja tarjousten kopioiminen vievät viisi tuntia viikossa ja järjestelmä puolittaa sen, säästö on noin 110 tuntia vuodessa. Se aika on yleensä pois myynnistä.

Hinnoittelun tarkkuus. Kun toteutuneet tunnit tiedetään työvaiheittain, seuraava tarjous lasketaan tiedolla eikä tuntumalla. Yhden prosenttiyksikön parannus katteessa on 700 000 euron liikevaihdolla 7 000 euroa vuodessa.

Pelkkä yksi laskutettu lisätyö kvartaalissa kattaa järjestelmän vuosikustannuksen. Loput on katetta, aikaa ja tarkempia tarjouksia. Kymmenen hengen yrityksessä Master-paketti maksaa 199 euroa kuukaudessa kymmenelle käyttäjälle, ja samat laskelmat ovat suhteessa suurempia.

Mistä aloittaa

Kaikkea ei kannata ottaa käyttöön kerralla. Järjestys, joka toimii useimmissa rakennusliikkeissä:

1. Tunnit projektille puhelimella. Suurin kustannuserä ja kaiken muun perusta. Kirjaus kestää työntekijältä puoli minuuttia, ja yrittäjä näkee tunnit heti.
2. Lisätyöt. Kirjataan silloin kun niistä sovitaan, hinnan ja tilaajan hyväksynnän kanssa.
3. Tarjoukset ja laskutus. Hyväksytystä tarjouksesta tulee projekti, ja hyväksytyt tunnit ja lisätyöt siirtyvät laskulle.
4. Kuvat, päiväkirja ja viestintä. Hyödyllisiä heti, mutta niiden arvo näkyy usein vasta, kun jotain menee pieleen.

Ensimmäinen vaihe toimii yleensä viikossa, kun se aloitetaan yhdestä työmaasta, jossa on aikaa opetella. Seuraava otetaan mukaan, kun edellinen on tapa eikä enää kokeilu. Käytännössä pieni rakennusliike on täydessä käytössä muutamassa viikossa, ei kuukausissa.

Kaksi virhettä kaatavat käyttöönoton useimmin. Ensimmäinen on se, että vanha tapa jätetään vaihtoehdoksi: jos tunnit voi kirjata joko puhelimeen tai vihkoon, ne kirjataan vihkoon. Toinen on aloittaminen vaikeimmasta työmaasta, jossa kenelläkään ei ole aikaa opetella mitään uutta.

Milloin järjestelmä ei ratkaise ongelmaa

Järjestelmä ei tuo töitä. Jos ongelma on myynnissä, nopeampi laskutus ei auta.

Järjestelmä ei myöskään korjaa hinnoittelua yksin. Jos urakat on hinnoiteltu liian halvalla, nopeampi laskutus tarkoittaa ensin vain sitä, että tappio näkyy nopeammin. Se on silti hyödyllistä, koska vasta toteutuneet luvut kertovat, mihin hinnoittelussa pitää puuttua.

Ja jos porukka ei ole koskaan kirjannut tunteja mihinkään, ensimmäinen tehtävä on sopia, miksi niitä kirjataan ja mitä niillä tehdään. Kun kirjaus on puhelimella puolen minuutin asia ja tiedosta seuraa jotain, kuten nopeampi palkanmaksu tai lisätöiden laskuttaminen, tapa muuttuu yleensä nopeasti.

Kolme kysymystä järjestelmää valitessa

Ominaisuuslistat näyttävät kaikilla samalta. Nämä kolme kysymystä kertovat enemmän.

Mitä työntekijä joutuu tekemään toisin? Pyydä näyttämään tuntikirjaus puhelimelta työntekijän näkökulmasta, ei toimiston. Jos se vie yli minuutin, se jää tekemättä.

Toimiiko se työmaalla? Huono yhteys, kylmät sormet ja kirkas valo. Kirjauksen pitää onnistua myös ilman verkkoa ja tallentua, kun yhteys palaa.

Mihin tieto päätyy? Laskujen pitää siirtyä kirjanpitoon ilman uudelleen kirjoittamista. Muuten järjestelmä lisää työtä toimistossa eikä vähennä sitä.

Lisäksi kannattaa kysyä itseltään, mitä ongelmaa ollaan ratkaisemassa. Kun siihen on yhden lauseen vastaus, kuten "lisätyöt jäävät laskuttamatta" tai "laskutus on kaksi viikkoa myöhässä", tiedetään myös, mistä aloittaa ja miten onnistumisen huomaa.

Miten tämä toimii FiSASissa

FiSAS on tehty pienille ja keskisuurille rakennusliikkeille, ja paketit on porrastettu juuri yllä kuvattujen kokoluokkien mukaan:

• Maker, 69 €/kk, 1 käyttäjä: tarjouslaskenta, projektit, työaikakirjaukset, tehtävät ja työmääräimet, dokumentointi ja alihankkijat. Yksin tai kaksin toimivalle.
• Builder, 119 €/kk, 4 käyttäjää: lisäksi laskutus, kuvista mittaus ja massoittelu, aikataulutus, viestintä, raportit ja integraatiot taloushallintoon. Kasvavalle tiimille.
• Master, 199 €/kk, 10 käyttäjää: lisäksi kulut ja ostolaskut, varasto, TR-mittaus, kulunvalvonta ja verottajan rakentamisilmoitukset. 10–20 hengen yrityksille.

Hinnat ovat ilman arvonlisäveroa vuosilaskutuksella, ja lisäkäyttäjiä voi lisätä tarpeen mukaan. Laskut siirtyvät Netvisoriin, Procountoriin tai Fennoaan, joten kirjanpitäjä saa ne samaan paikkaan kuin ennenkin. Tilauksen voi peruuttaa milloin tahansa.

Työntekijä kirjaa tunnit puhelimella myös ilman verkkoyhteyttä, kuvat ja havainnot tallentuvat suoraan projektille, ja työnjohto näkee ne heti. Hyväksytystä tarjouksesta syntyy projekti, jonka budjettia verrataan toteutuneisiin tunteihin ja kuluihin, ja hyväksytyt tunnit ja lisätyöt siirtyvät laskulle.

Testaa oma tilanteesi

Kysy itseltäsi: jos olisit kaksi viikkoa tavoittamattomissa, mitä yrityksessä pysähtyisi? Laskutus, tarjoukset vai tieto siitä, mitä työmailla tapahtuu? Vastaus kertoo, mikä ei skaalaudu, ja se on myös kohta, josta kannattaa aloittaa.

FiSASia voi kokeilla 14 päivää maksutta ilman maksutietoja. Kokeiluun riittää yksi työmaa ja yksi asia, esimerkiksi tuntien kirjaaminen puhelimella. Kahden viikon päästä tiedät, paljonko tunteja aiemmin jäi kirjaamatta.