Urakkalaskennan käytännöt: tuntikustannus, yksikköhinnat ja riskivaraus

Hyvä laskelma on toistettava

Urakkalaskentaa pidetään kokemuskysymyksenä: hyvä laskija osaa hinnoitella, huono ei. Kokemus auttaa, mutta se selittää vain osan erosta. Kaksi yhtä kokenutta laskijaa päätyy eri lukuun, jos toisella on jäsennelty tapa edetä ja toisella ei. Sama laskija päätyy eri päivinä eri lukuun, jos mikään ei ohjaa käymään samoja kohtia läpi.

Tässä artikkelissa käydään läpi laskelman rakentaminen: miten urakka pilkotaan, mistä oma tuntikustannus muodostuu, miten yksikköhinnat johdetaan omasta historiasta, kuinka suuri riskivaraus on perusteltu ja miten laskelmasta tulee projektin budjetti. Tarjouksen muotoilu, hinta-arvio ja voimassaolo käsitellään artikkelissa tarjouslaskennan tarkkuudesta ja nopeudesta.

Pilko urakka samalle tasolle kuin tunnit kirjataan

Ensimmäinen päätös ei ole se, mitä työ maksaa, vaan se, miten se pilkotaan. Pilkkomistapa ratkaisee, mitä laskelmasta voi jälkikäteen oppia. Yhtenä summana laskettu urakka kertoo jälkilaskennassa vain, oliko kohde kannattava. Työvaiheittain laskettu kertoo, mikä työvaihe oli väärin arvioitu, ja se tieto parantaa jokaista seuraavaa laskelmaa.

Nyrkkisääntö on, että laskelma pilkotaan samalle tasolle, jolla tunnit kirjataan. Jos tunnit kirjataan viidelle työvaiheelle, laskelmassa ei kannata olla kahtakymmentä riviä, koska niitä ei voi verrata mihinkään. Isommissa kohteissa jaottelu kannattaa tehdä vakiintuneen nimikkeistön, kuten Talo 2000:n, mukaan, jolloin laskelmat ovat vertailukelpoisia keskenään ja myös tilaajan kanssa.

Kylpyhuoneremontissa toimiva jako on esimerkiksi tämä:

1. suojaus ja purku
2. LVI-työt (aliurakka)
3. sähkötyöt (aliurakka)
4. rakennustekniset työt: kaadot, tasoitus, vedeneristys ja laatoitus
5. kalusteasennus ja viimeistely.

Viisi riviä riittää, kun tunnit kirjataan samoille viidelle.

Määrät ovat virhealtein vaihe

Suurin osa laskentavirheistä on määrävirheitä, ei hinnoitteluvirheitä. Yksikköhinta voi olla oikein ja lopputulos silti kolmanneksen pielessä, jos neliömäärä on väärin. Määrävirheillä on kolme tavallista lähdettä.

Mitta luetaan väärin. Väärä mittakaava, vanha revisio tai yksikkö, joka vaihtuu kesken kuvan.

Kohta jää pois. Yleisin ja kallein virhe. Laskelma näyttää ehjältä, joten tarkistamalla puuttuvaa ei huomaa. Sen huomaa vain vertaamalla johonkin: aiempaan vastaavaan kohteeseen tai tarkistuslistaan, joka on sama joka kerta.

Sama kohta lasketaan kahdesti. Harvinaisempi, mutta tavallinen, kun laskelmaa on tehty useassa erässä.

Määrien mittaaminen suoraan piirustuksesta, niin että jokaisen määrän alkuperä näkyy, poistaa ensimmäisen virheen ja vähentää kolmatta. Toista vastaan auttaa vakiorakenne, jossa työvaiheen tavalliset osat ovat valmiina eikä niitä tarvitse muistaa.

Oma tuntikustannus: mistä 40 euroa tulee

Moni pieni urakoitsija hinnoittelee työn laskutushinnalla, mutta ei tiedä tarkasti, mitä tehty tunti maksaa itselle. Tuntikustannus muodostuu kolmesta osasta.

Palkka. Esimerkiksi 23,50 euroa tunnilta.

Henkilösivukulut ja palkalliset poissaolot. Työeläke- ja sosiaaliturvamaksut, vakuutukset, lomapalkat, lomaraha, pyhäpäivät ja sairausajan palkka. Tehdylle tunnille jyvitettynä nämä nostavat palkan rakennusalalla tyypillisesti noin 1,6–1,8-kertaiseksi. Kertoimella 1,7 tehty tunti maksaa noin 40 euroa. Tarkka kerroin kannattaa laskea kerran yhdessä kirjanpitäjän kanssa edellisen vuoden luvuista.

Yleiskulut. Auto, työkalut, vakuutukset, toimisto, puhelimet ja ohjelmistot. Ne lisätään yleensä prosenttina suorien kustannusten päälle, rakennusalalla tyypillisesti 5–10 prosenttia. Oma prosentti saadaan vertaamalla vuoden yleiskuluja projektien suoriin kustannuksiin.

Kun työn tuntikustannus on 40 euroa ja yleiskulut 8 prosenttia, tunnin omakustannus on noin 43 euroa. Jos laskutushinta on 55 euroa, työstä jää katetta noin 12 euroa tunnilta, eli noin 21 prosenttia myyntihinnasta. Luku on herkkä: jos todellinen sivukulukerroin onkin 1,8 ja yleiskulut 10 prosenttia, kate putoaa noin 15 prosenttiin. Siksi kerroin ja yleiskuluprosentti kannattaa laskea kerran omista luvuista eikä arvioida.

Yksikköhinnat omasta historiasta

Yleiset yksikköhinnat ovat keskiarvo yrityksistä, joiden kalusto, porukka ja työtapa poikkeavat sinun yrityksestäsi. Ne ovat hyvä lähtöarvo silloin, kun omaa tietoa ei ole, ja huono silloin, kun sitä on.

Oman yksikköhinnan muodostamiseen riittää, että kolmesta toteutuneesta vastaavasta työvaiheesta tiedetään tunnit ja määrät. Kolme havaintoa ei ole tilastollisesti vakuuttava otos, mutta se on paljon parempi kuin nolla, ja se kertoo oman porukan tekemisestä.

Keskiarvon lisäksi kannattaa katsoa hajontaa. Jos kolme kylpyhuoneen rakennusteknistä osuutta on vienyt 55, 60 ja 72 tuntia, keskiarvo 62 ei kerro koko totuutta. Kiinnostava kysymys on, mikä teki kolmannesta erilaisen. Vastaus on yleensä olosuhteissa: vanha kohde, kalteva lattia, ahtaat tilat tai huono pääsy. Silloin tarvitaan kerroin vaikeille kohteille, ei uutta keskiarvoa.

Riskivaraus on hinta epävarmuudesta

Riskivaraus jätetään usein pois, kun hinnasta halutaan kilpailukykyinen. Varaus on kuitenkin hinta epävarmuudesta. Jos vanhan kohteen rakenteiden alta löytyy jotain, joku maksaa sen, ja ilman varausta maksaja on urakoitsija.

Varaus kannattaa porrastaa sen mukaan, mitä kohteesta tiedetään. Lähtökohdaksi sopii esimerkiksi:

• Uudiskohde, tutut rakenteet, hyvät piirustukset: 0–3 prosenttia.
• Saneeraus, rakenteet osin tunnetut: 5–10 prosenttia.
• Purkutyö tai rakenteet avaamatta: 10–15 prosenttia, tai yksikköhintainen sopimus kiinteän hinnan sijaan.

Prosentteja säädetään omien jälkilaskelmien mukaan. Suuruutta tärkeämpää on, että varaus on näkyvä rivi siinä kohdassa, jossa epävarmuus on, esimerkiksi purkurivillä. Yksikköhintoihin piilotettu varaus katoaa jälkilaskennassa, jolloin et enää tiedä, oliko työ kannattava vai söikö varaus tuloksen.

Alihankinta kysytään, ei arvata

Aliurakoitsijoiden osuus on usein kolmasosa tai enemmän urakan hinnasta, ja se on ainoa osa laskelmaa, jonka saa tarkkana ilman omaa työtä. Silti se arvioidaan yllättävän usein.

Kysy kirjallisesti, jos summa on merkittävä. Puhelimessa annettu hinta muuttuu helpommin, kun aliurakoitsija näkee kohteen.

Varmista, mitä hinta kattaa. Sisältyvätkö materiaalit, nostot ja siivous? Näissä kohdissa käsitykset eroavat, ja ero paljastuu vasta työmaalla.

Lisää oma kate ja koordinointi. Aliurakan valvonta, aikataulutus ja virheiden korjauttaminen ovat työtä, joka kuuluu hintaan.

Jos aliurakoitsija ei ehdi antaa hintaa määräaikaan mennessä, edellistä hintaa voi käyttää muutosvarauksen kanssa tai jättää tarjoamatta. Optimistinen arvaus on huonoin vaihtoehto, koska se sekä laskee hintaa että kasvattaa riskiä.

Laskelmasta tulee budjetti

Hyvin tehty laskelma tuottaa kolme asiaa, joista vain ensimmäinen menee asiakkaalle: tarjouksen, budjetin, jota vasten toteumaa seurataan, ja vertailukohdan seuraavaan laskelmaan.

Jos laskelma ei siirry projektin budjetiksi, seuranta alkaa arvaamalla, mitä piti tapahtua. Jos laskelma ei ole tallessa niin, että siitä näkee oletukset, seuraava samanlainen kohde lasketaan taas alusta. Useimmiten menetetään juuri kolmas: tarjous on sähköpostissa, budjetti jonkun päässä ja vertailukohta ei missään.

Jälkilaskenta on ainoa kohta, jossa laskenta oppii

Urakan päätyttyä verrataan laskettuja ja toteutuneita tunteja työvaiheittain, katsotaan, missä ero oli suurin, ja kirjataan yksi lause siitä, miksi. Se lause on koko harjoituksen arvo. "Laatoitus vei 30 prosenttia arvioitua enemmän, koska vanha lattia oli kalteva ja tasoitus tehtiin kahdesti" muuttaa seuraavan laskelman. "Laatoitus ylittyi" ei muuta mitään.

Jälkilaskenta jää tekemättä, koska urakan päättyessä seuraava on jo käynnissä. Toimiva tapa on tehdä siitä osa urakan päättämistä: lopputilitys ei ole valmis ennen kuin yksi lause poikkeamasta on kirjattu.

Yleisimmät rakenteelliset virheet

• Laskelma tehdään joka kerta tyhjästä. Sama työvaihe hinnoitellaan uudelleen joka tarjouksessa, ja tulos on joka kerta hieman eri.
• Vanhaa tarjousta muokataan tarkistamatta rakennetta. Edellisen kohteen oletukset kulkevat mukana huomaamatta.
• Materiaalihinnat ovat vanhoja. Laskelma näyttää yhtä oikealta kuukausien vanhoilla hinnoilla kuin tuoreilla. Merkitse laskelmaan päivä, jolta hinnat ovat.
• Kate lasketaan eri tavalla eri kerroilla. 20 prosentin kate myyntihinnasta tarkoittaa 10 000 euron kustannuksella 12 500 euron hintaa, ja 20 prosenttia kustannusten päälle 12 000 euron hintaa. Kumpi tahansa käy, kunhan sama tapa on käytössä joka kerta ja jokaisella laskijalla.

Miten tämä toimii FiSASissa

FiSASissa laskelma ei ala tyhjästä, ja sama laskelma jatkaa elämäänsä projektin budjettina:

• Omat hinnastot ja vakiorakenteet. Yksikköhinnat, katteet ja työvaiheiden vakiorakenteet tallennetaan kerran, ja jokainen tarjous rakentuu niiden päälle. Materiaalit, työ ja alihankinta ovat samassa laskelmassa.
• Määrät piirustuksista. Tekoäly laskee pinta-alat, pituudet ja kappalemäärät, ja näet piirustuksesta, mistä jokainen määrä tulee. Voit myös mitata itse klikkaamalla, ja määrät siirtyvät tarjoukseen ilman uudelleen kirjoittamista.
• Tarjouksesta budjetti. Hyväksytystä tarjouksesta syntyy projekti, jonka budjettia verrataan toteumaan tarjouksen rakenteen mukaan ja kustannuslajeittain: työ, materiaalit, alihankinta ja muut. Yritys valitsee itse seurantatason: tarjousrivit, litterat tai ylin taso, ja tuntikirjauksille ja ostolaskuille voi valita eri tason. Näin laskelman pilkkominen ja tuntien kirjaustaso pysyvät samoina.
• Tunnit kohdistettuna. Työntekijät kirjaavat tunnit puhelimella projektille ja valitulle seurantatasolle, joten jälkilaskennan aineisto kertyy työn aikana.

Tarjouslaskenta ja työaikakirjaukset kuuluvat kaikkiin paketteihin. Määrälaskenta piirustuksista on Builder- ja Master-paketeissa.

Testaa oma tilanteesi

Pystytkö sanomaan, mikä työvaihe ylitti arvion viimeisimmässä valmistuneessa urakassa, ja miksi? Jos et, laskenta ei vielä opi mitään, ja siihen kannattaa puuttua ennen muuta.

FiSASia voi kokeilla 14 päivää maksutta. Seuraavan urakan voi laskea siinä omilla yksikköhinnoilla, ja kun urakka on valmis, näet samasta paikasta, mikä työvaihe meni arviosta ohi.