Tarkkuus ja nopeus kilpailuetuna: modernin tarjouslaskennan perusteet

Kaksi tapaa hävitä tarjous

Tarjouslaskennassa voi hävitä kahdella tavalla. Ensimmäinen on hitaus: kysely tulee tiistaina, tarjous lähtee seuraavan viikon torstaina, ja asiakas on jo valinnut. Toinen on epätarkkuus: tarjous lähtee samana päivänä ja voitetaan, mutta kate paljastuu vasta lopputilityksessä.

Näitä pidetään usein toistensa vastakohtina, niin että nopeus syö tarkkuutta. Useimmiten molemmat johtuvat kuitenkin samasta asiasta: laskennan pohjatyö alkaa joka kerta tyhjästä. Tässä artikkelissa katsotaan, mihin tarjouksen aika oikeasti menee, lasketaan yksi tarjous läpi euroineen ja käydään läpi, mitä hinta-arviosta ja tarjouksen voimassaolosta pitää tietää.

Mihin kuusi tuntia menee

Tyypillisen saneeraustarjouksen laatiminen vie noin kuusi tuntia, ja jakauma yllättää useimmat:

• määrien laskeminen piirustuksista: 2 tuntia
• edellisen vastaavan tarjouksen etsiminen ja tarkistaminen: 1 tunti
• aliurakoitsijoiden ja toimittajien hintojen kysyminen: 1 tunti omaa työtä ja useita päiviä odottamista
• varsinainen hinnoittelu ja katteen asettaminen: 1 tunti
• tarjousasiakirjan kokoaminen ja tarkistaminen: 1 tunti.

Ammattitaitoa vaativaa työtä on noin kuudesosa. Loput on mittaamista, etsimistä, odottamista ja muotoilua. Siksi kokenut laskija ei ole juuri nopeampi kuin aloittelija: kokemus nopeuttaa sitä yhtä hinnoittelutuntia, ei viittä muuta.

Kalenteriaikaa ratkaisee yleensä aliurakoitsijoiden vastausten odottaminen. Hintakyselyt kannattaa siksi lähettää ensimmäisenä, ennen omien määrien laskemista.

Kiire tekee tarjouksesta liian halvan

Kun tarjous pitää saada ulos nopeasti, oikominen ei tapahdu satunnaisesti vaan aina samoissa kohdissa. Riskivaraus jää pois, koska se lisätään viimeisenä. Epäselvä kohta arvioidaan helpoksi, koska sitä ei ehditä mitata. Vertailukohteeksi otetaan viimeisin samanlainen kohde eikä se, joka oikeasti vastaa tätä, ja kaksi kylpyhuonetta voi poiketa toisistaan enemmän kuin kylpyhuone ja keittiö.

Yhteisvaikutus on, että kiireessä tehty tarjous on keskimäärin liian halpa. Kun 30 neliön märkätilaremontin määrät arvioidaan silmämääräisesti ja laatoitettava pinta-ala on 10 prosenttia todellista pienempi, ero näkyy suoraan sekä materiaaleissa että työtunneissa.

Esimerkki: kylpyhuonetarjous laskettuna loppuun

Omakotitalon kylpyhuoneremontti, noin 6 neliötä, talo 1970-luvulta. Luvut ovat esimerkkejä, ja jokainen yritys korvaa ne omillaan.

Oma työ. 70 tuntia, tuntikustannus palkan sivukuluineen noin 40 euroa, yhteensä 2 800 euroa. Miten tuntikustannus muodostuu, käydään läpi artikkelissa urakkalaskennan käytännöistä.

Materiaalit. Vedeneristys, laatat, kiinnitystarvikkeet, kalusteet: 2 600 euroa.

Aliurakat. Sähkö 900 euroa ja putkityöt 1 400 euroa, yhteensä 2 300 euroa.

Suorat kustannukset ovat yhteensä 7 700 euroa. Yleiskulut 10 prosenttia, eli 770 euroa, kattavat auton, vakuutukset, toimiston ja ohjelmistot. Omakustannusarvo on 8 470 euroa.

Riskivaraus. Vanhassa talossa lattian alta voi löytyä mitä tahansa, joten 5 prosentin varaus eli noin 420 euroa. Uudemmassa kohteessa varaus voi olla pienempi.

Kate. 15 prosenttia omakustannusarvon ja riskivarauksen päälle eli noin 1 330 euroa. Tarjoushinta on noin 10 230 euroa ilman arvonlisäveroa, ja kuluttajalle arvonlisäveron 25,5 prosenttia kanssa noin 12 840 euroa.

Kaksi huomiota laskelmasta. Ensinnäkin 15 prosentin kate kustannusten päälle on vain noin 13 prosenttia myyntihinnasta. Jos katetavoite on asetettu myyntihinnasta, tämä ero kannattaa tietää. Toiseksi, jos ostaja on toinen rakennusalan yritys, kuten pääurakoitsija, rakentamispalvelun myyntiin sovelletaan käännettyä arvonlisäveroa, eikä veroa lisätä laskulle.

Arvio, haarukka vai sitova hinta

Kaikkia tarjouksia ei kannata tehdä samalla tarkkuudella, ja kuluttajakaupassa sanavalinnoilla on juridinen merkitys.

Hinta-arvio. Kun asiakas kysyy suuruusluokkaa, nopea vastaus ohjaa hänen päätöstään jatkaa kanssasi. Kuluttajansuojalain mukaan kuluttajalle annetun hinta-arvion saa kuitenkin ylittää enintään 15 prosenttia, ellei muuta ole sovittu. Jos sanot kuluttajalle "noin 24 500 euroa", lopullinen hinta voi olla enintään noin 28 200 euroa. Jos lattian alta löytyy jotain, mitä arvio ei kattanut, siitä on sovittava erikseen lisätyönä ennen kuin työ tehdään.

Haarukka perusteluineen. Kun rakenteita ei ole avattu tai laajuus on vielä auki, haarukka kertoo epävarmuuden rehellisesti. Ehto on, että kerrot, mikä siirtää hintaa: "20 000 euroa, jos lattiarakenteet ovat piirustusten mukaiset, ja enintään 30 000 euroa, jos alla on vanha valu, joka pitää purkaa." Tällainen vastaus kertoo asiakkaalle, että ymmärrät kohteen.

Kiinteä hinta. Vaatii määrälaskennan ja riskivarauksen, koska virhe jää urakoitsijan maksettavaksi. Tähän kannattaa käyttää aikaa.

Yksikköhinnat. Sopivat, kun määrät ovat epävarmoja, kuten purkutöissä. Määräriski siirtyy tilaajalle, mutta yksikköhintojen on oltava kunnossa, koska niistä ei enää neuvotella.

Neljä kohtaa ennen lähettämistä

Hyväksytty tarjous on sopimus, ja sen sisältö on se, mitä tarjouksessa luki. Tarjous kirjoitetaan myyntitilanteessa ja luetaan usein riitatilanteessa, joten neljä asiaa kannattaa tarkistaa aina.

Rajaus. Mitä hintaan ei sisälly, on yhtä tärkeää kuin se, mitä siihen sisältyy. Selkeä rajaus estää suurimman osan lisätyöriidoista ennen kuin ne syntyvät.

Hinnan peruste. Kiinteä, yksikköhintainen vai tuntiperusteinen. Jos tarjouksessa on molempia, ne eritellään.

Aikataulun ehdot. Jos aloitus riippuu tilaajan toimista, kuten luvista tai edellisen urakoitsijan valmistumisesta, se sanotaan.

Voimassaolo. Määräajaton tarjous ei ole voimassa ikuisesti. Oikeustoimilain mukaan siihen on vastattava kohtuullisessa ajassa, mutta kohtuullinen jää tulkinnan varaan. Kun materiaalihinnat elävät, voimassaoloaika kannattaa merkitä, esimerkiksi 30 päivää.

Tarkkuus tulee omasta historiasta

Yleiset yksikköhinnat ovat hyvä lähtökohta, mutta ne kertovat, mitä ala keskimäärin tekee, eivät sitä, mitä oma porukka tekee. Jossain työvaiheessa olette nopeampia kuin keskiarvo, koska teette sitä paljon, ja jossain hitaampia.

Oman historian käyttö edellyttää kahta asiaa. Toteutuneet tunnit pitää kirjata projektin lisäksi työvaiheelle, muuten tiedät mitä kohde maksoi mutta et mistä. Ja urakan päätyttyä lasketun ja toteutuneen vertailu on tehtävä. Jälkilaskenta jää tekemättä useimmin, koska seuraava urakka on jo käynnissä, mutta se on ainoa kohta, jossa laskenta oppii jotain.

Voittoprosentti ei kerro kaikkea

Jos voitat lähes kaikki tarjoukset, hinta on todennäköisesti liian matala. Jos voitat hyvin harvoja, hinta voi olla liian korkea, mutta yhtä usein tarjoat vääriä töitä. Hyödyllisempi mittari on voitettujen töiden toteutunut kate: yritys, joka voittaa puolet tarjouksistaan hyvällä katteella, pärjää paremmin kuin yritys, joka voittaa kaikki nollakatteella.

Hävityn tarjouksen syy kannattaa kysyä. Yksi kysymys riittää: hävisimmekö hinnalla vai jollain muulla? Jos ero hinnassa oli suuri, laskennassa voi olla virhe. Jos syy oli aikataulu, referenssit tai se, että joku muu ehti ensin, korjaus on muualla kuin hinnassa.

Miten tämä toimii FiSASissa

FiSASissa tarjouslaskennan pohjatyö ei ala tyhjästä:

• Tarjouksen pohja piirustuksista. Lataat piirustukset ja tarjouspyynnön, ja tekoäly tekee tarjouksen pohjan määrineen ja hintoineen. Sinä tarkistat, korjaat ja lähetät, joten lopullinen tarjous on aina sinun hyväksymäsi.
• Määrälaskenta, jonka voi tarkistaa. Tekoäly laskee pinta-alat, pituudet ja kappalemäärät, ja näet piirustuksesta, mistä jokainen määrä tulee. Voit myös mitata itse PDF-, kuva- tai DWG-piirustuksesta klikkaamalla.
• Omat hinnastot ja vakiorakenteet. Hinnat, katteet ja vakiorakenteet tallennetaan kerran, ja jokainen seuraava tarjous rakentuu niiden päälle. Materiaalit, työ ja alihankinta ovat samassa laskelmassa, ja verot ja maksuerät lasketaan valmiiksi.
• Sähköinen hyväksyntä. Asiakas hyväksyy ja allekirjoittaa tarjouksen selaimessa, ja hyväksytty versio tallentuu projektin sopimushistoriaan.
• Tarjouksesta projekti. Hyväksytystä tarjouksesta syntyy yhdellä klikkauksella projekti, jonka budjettia verrataan toteutuneisiin tunteihin ja kuluihin. Jälkilaskennan aineisto kertyy itsestään.

Tarjouslaskenta kuuluu kaikkiin paketteihin, myös yhden käyttäjän Maker-pakettiin. Määrälaskenta piirustuksista on Builder- ja Master-paketeissa.

Testaa oma tilanteesi

Ota viimeisin lähettämäsi tarjous ja arvioi, montako minuuttia siitä meni varsinaiseen hinnoitteluun ja montako kaikkeen muuhun. Jos jälkimmäinen on suurempi, tiedät, mihin ensimmäinen korjaus kannattaa kohdistaa.

FiSASia voi kokeilla 14 päivää maksutta. Seuraavan tarjouspyynnön voi laskea siinä rinnakkain oman tavan kanssa ja verrata, kumpi oli nopeampi ja kummassa määrät osuivat lähemmäs.