Reaaliaikainen johtaminen: mitä tuntikertymä kertoo kesken urakan

Kuukauden vanha tuntitieto on historiaa

Kun työmaan tuntitilanne selviää seuraavan kuukauden puolivälissä palkanlaskennan yhteydessä, tieto on oikeaa mutta myöhässä. Urakka on siinä vaiheessa mennyt joko hyvin tai huonosti, eikä kumpaankaan voi enää vaikuttaa.

Rakennusalalla tällä on enemmän merkitystä kuin useimmilla muilla aloilla, koska projektit ovat lyhyitä. Kahden kuukauden remontissa kuukauden viive tarkoittaa, että puolet työstä on tehty ennen kuin ensimmäinenkään luku näyttää mitään.

Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä päätöksiä tuntitieto ohjaa, paljonko viive maksaa ja mitkä kolme lukua riittävät pienen rakennusliikkeen viikkopalaveriin.

Neljä päätöstä, joita tunnit ohjaavat

Miehitys. Riittääkö porukka tähän työvaiheeseen, vai pitääkö siirtää väkeä toiselta työmaalta? Päätös tehdään päivien, korkeintaan viikon sisällä.

Lisätyön hinta. Kun tilaaja pyytää muutosta, hän haluaa hinnan samana päivänä. Hyvä vastaus perustuu siihen, mitä vastaava työ on aiemmin oikeasti vienyt tunteja.

Puhelu tilaajalle. Jos urakka on karkaamassa, siitä pitää puhua ennen kuin ylitys on tapahtunut. Ennen ylitystä keskustelu kuulostaa tältä: "tämä työvaihe vie arvioitua enemmän, katsotaanko yhdessä". Jälkeenpäin se kuulostaa tältä: "lasku on suurempi kuin sovittiin". Ensimmäinen on projektinjohtoa, jälkimmäinen helposti riita.

Seuraava tarjous. Ainoa neljästä, jolle kuukauden viive käy. Historiatieto saa olla vanhaa, kunhan se on oikein ja kirjattu työvaiheittain.

Kolmelle päätökselle neljästä kuukauden vanha tieto tulee liian myöhään. Silti monessa pienessä rakennusliikkeessä tunnit kootaan kerran kuussa, koska palkanlaskenta tarvitsee ne silloin. Palkanlaskennan rytmi on siis tullut ratkaisseeksi, millä tiedolla työmaita johdetaan.

Esimerkki: mitä viikon ja kuukauden ero maksaa

Omakotitalon kylpyhuone- ja keittiöremontti, budjetti 400 työtuntia ja kesto kaksi kuukautta. Purun jälkeen paljastuu, että kylpyhuoneen lattian alla on laho alusrakenne, jota ei ollut tarjouksessa. Sen korjaaminen ja hidastunut eteneminen tuovat urakkaan 40 tuntia lisää, joista 30 johtuu suoraan alusrakenteesta.

Tuntitieto kerran kuussa. Ylitys näkyy palkanlaskennassa kuukauden päästä. Alusrakenne on silloin jo korjattu, kukaan ei kirjannut sitä lisätyöksi, ja tilaaja on jo maksanut ensimmäisen erän urakkahinnasta. Lisätyön perustelu jälkikäteen on hankalaa, ja usein 30 tuntia jää urakoitsijan kuluksi. Kun työn kustannus sivukuluineen on noin 40 euroa tunnilta, katteesta lähtee noin 1 200 euroa. Laskuttamatta jää noin 1 650 euroa, kun tuntihinta on 55 euroa.

Tuntitieto viikoittain. Työnjohto näkee ensimmäisen viikon lopussa, että purku ja alusrakenne ovat vieneet selvästi arvioitua enemmän. Tilaajalle soitetaan samalla viikolla, lahosta rakenteesta näytetään kuvat, ja korjaus sovitaan lisätyönä ennen kuin se on valmis. 30 tuntia laskutetaan, ja tilaaja tietää jo etukäteen, että lasku kasvaa.

Ero ei ole siinä, kumpi luku on tarkempi. Ero on siinä, ehtiikö tieto vaikuttaa päätökseen. Mitä lyhyempi urakka, sitä enemmän tällä on merkitystä.

Budjetti ja toteuma: molempien pitää olla tuoreita

Budjetin ja toteuman vertailusta on hyötyä vain, jos toteuma on ajan tasalla. Käytännössä se jää jälkeen kahdesta syystä. Tunnit tulevat viikon viiveellä, jos ne kirjataan perjantaina muistista. Ostot tulevat ostolaskun mukana, pahimmillaan kuukauden päästä.

Yhdessä nämä tekevät luvusta harhaanjohtavan: projekti näyttää olevan alle budjetin, koska osa kuluista ei ole vielä saapunut, ja päätöksiä tehdään luvun perusteella, joka nousee myöhemmin. Tunneissa ratkaisu on kirjaus työpäivänä puhelimella. Ostoissa auttaa, kun isot tilaukset kirjataan projektille jo tilaushetkellä eikä vasta laskun saapuessa.

Hyväksyntä parantaa tai pilaa tiedon

Tuntien hyväksyntä tuntuu hallinnolliselta muodollisuudelta, mutta se on ainoa kohta, jossa kirjauksia katsoo joku muu kuin kirjaaja.

Hyvin tehtynä hyväksyntä korjaa väärälle projektille menneet tunnit, kun tekijä vielä muistaa, mitä teki. Se paljastaa poikkeamat samalla viikolla. Ja se kertoo kirjaajalle, että kirjauksia oikeasti katsotaan, mikä on tehokkain tapa parantaa niiden laatua.

Huonosti tehtynä hyväksyntä on nappi, jota painetaan kerran kuussa kaikille riveille kerralla. Silloin se ei paranna tietoa, mutta antaa vaikutelman, että tieto on tarkistettu. Hyvä mittari on yksinkertainen: jos hyväksyntä ei ole koskaan johtanut yhteenkään korjaukseen, sitä ei käytännössä tehdä.

Lisätöissä toimii vielä yksi askel: tilaajan kuittaus työmaalla. Kun tilaaja kuittaa lisätyön tunnit samana päivänä, niistä ei tarvitse keskustella laskutusvaiheessa.

Kolme lukua viikkopalaveriin

Seurannan yleisin epäonnistuminen on se, että tietoa on liikaa. Kolmenkymmenen mittarin näkymää ei katsota, koska sen lukeminen vie enemmän aikaa kuin työmaalla käyminen. Pienelle rakennusliikkeelle riittää kolme lukua, kun ne katsotaan samassa järjestyksessä joka viikko.

1. Kertymä suhteessa budjettiin projekteittain. Ei euromäärä vaan suhde valmiusasteeseen. Urakka, jossa on käytetty 60 prosenttia tunneista ja tehty arviolta puolet työstä, on kiinnostavampi kuin urakka, jossa tunteja on mennyt enemmän mutta eteneminen on linjassa.

2. Puuttuvat kirjaukset. Kuinka monelta työntekijältä puuttuu kirjaus kuluvalta viikolta? Tämä on aineiston laatumittari. Jos se kasvaa, muut luvut muuttuvat epäluotettaviksi, eikä sitä huomaa mistään muualta.

3. Laskuttamaton työ. Tehty työ ja hyväksytyt lisätyöt, joita ei ole vielä laskutettu. Tämä on suoraan kassavirtaa, ja pienessä yrityksessä se on usein se luku, joka ratkaisee kuukauden.

Kolmen luvun katsominen vie viisi minuuttia. Työnjohtaja katsoo omaa työmaataan päivittäin puhelimesta, yrittäjä vertailee työmaita viikoittain, ja kirjanpidon kuukausirytmi pysyy ennallaan. Ongelmia syntyy, kun kaikkia kolmea yritetään palvella samalla kuukausiraportilla.

Kun luku näyttää huonolta

Ensimmäinen kuukausi ajantasaista seurantaa näyttää yleensä huonommalta kuin aiemmat, koska nyt näkyy se, mikä ennen ei näkynyt. Se ei tarkoita, että jokin meni rikki. Mittari alkoi toimia. Kolme käytäntöä auttaa siinä vaiheessa.

Tarkista ensin, onko luku oikein. Jos valmiusastetta ei ole päivitetty, kertymä näyttää pahemmalta kuin se on. Jos aliurakka puuttuu, tilanne näyttää paremmalta.

Katso suuntaa. Yksittäinen viikko heilahtelee, kolmen viikon suunta ei. Yhteen huonoon viikkoon reagointi tarkoittaa päätöksiä kohinan perusteella.

Älä etsi syyllistä. Jos ensimmäinen ylitys johtaa siihen, että joku joutuu selittelemään, seuraava ylitys ei näy luvuissa, koska se katoaa kirjausten tarkkuuteen. Huono luku on syy käydä työmaalla, ei syy moittia.

Mitä tuntitieto ei kerro

Reaaliaikainen tuntitieto ei korvaa työmaakäyntiä, ja on rehellistä sanoa, mihin se ei yllä.

Aliurakoitsijan eteneminen ei näy omissa tuntikirjauksissasi, ellei aliurakoitsija kirjaa samaan järjestelmään. Se pitää kysyä tai arvioida.

Työn laatu ja valmiusaste eivät seuraa tunneista. Kaksisataa tuntia voi tarkoittaa puolivalmista tai melkein valmista.

Ostolaskut saapuvat toimittajan tahdissa, eikä mikään järjestelmä nopeuta sitä. Kustannuskuva tarkentuu sitä mukaa kuin laskut saapuvat.

Tuntitiedon tehtävä on kertoa, mihin kannattaa mennä katsomaan. Ratkaisu tehdään edelleen paikan päällä.

Kun työmaita on monta yhtä aikaa

Pienen rakennusliikkeen tavallisin tilanne ei ole yksi iso työmaa vaan neljä pientä. Silloin tärkein kysymys ei ole, ylittyykö urakka, vaan mikä urakoista ylittyy. Siihen vastaaminen vaatii, että kaikilla työmailla kirjataan samalla tavalla. Jos yhdellä kirjataan työvaiheille ja toisella vain projektille, työmaita ei voi verrata.

Tästä syystä kirjaustapa kannattaa yhtenäistää ennen kuin seurantaan käytetään aikaa. Neljä keskinkertaista mutta samalla tavalla kirjattua aineistoa on hyödyllisempi kuin neljä hyvää mutta erilaista. Seurannan varsinainen hyöty on usein juuri miehityksen siirtäminen työmaalta toiselle oikeaan aikaan.

Miten tämä toimii FiSASissa

FiSASissa tuntikirjaus tehdään puhelimella työmaalla muutamalla napautuksella, myös ilman verkkoyhteyttä. Sijainti tallentuu kirjauksen yhteydessä, ja tilaaja voi kuitata työajat suoraan mobiilissa, joten lisätyön tunnit on hyväksytty jo kentällä.

Tunnit näkyvät johdolle heti, ja ne siirtyvät projektin kustannusseurantaan. Budjettia verrataan toteumaan sillä tasolla, jonka yritys on itse valinnut seurantatasoksi, esimerkiksi litteroittain, työ, materiaalit ja alihankinta omina riveinään, poikkeamat näkyvät euroina ja prosentteina, ja projektikate sekä laskuttamaton työ päivittyvät, kun tunteja kirjataan ja ostoja tehdään. Hyväksytyt tunnit ja lisätyöt siirtyvät laskulle, ja laskut siirtyvät taloushallintoon Netvisoriin, Procountoriin tai Fennoaan.

Työaikakirjaukset kuuluvat kaikkiin paketteihin, myös yhden käyttäjän Maker-pakettiin. Laskutus ja integraatiot taloushallintoon ovat Builder- ja Master-paketeissa, ja ostolaskut projektille Master-paketissa.

Ensimmäinen askel

Valitse yksi käynnissä oleva urakka ja katso sen tuntikertymää kerran viikossa suhteessa budjettiin ja valmiusasteeseen. Jos luku ei kerro mitään uutta, seuranta on jo kunnossa. Jos se kertoo, olet löytänyt kohdan, jossa vanha tieto on maksanut rahaa.

Kokeilun voi tehdä FiSASissa 14 päivää maksutta. Yksi työmaa ja porukan tuntikirjaukset puhelimella riittävät, ja kahden viikon jälkeen näet ensimmäisen kerran saman viikon luvut samalla viikolla.