Pienikin kirjausepätarkkuus syö katetta. Lue miksi reaaliaikainen tuntiseuranta on pienten rakennusyritysten tärkein työkalu.
Kirjaamaton työtunti ei näy missään raportissa punaisella. Se ei aiheuta virheilmoitusta eikä jää kiinni tilintarkastuksessa. Se vain puuttuu, ja koska se puuttuu, projekti näyttää kannattavammalta kuin se oli.
Tämä on syy siihen, miksi tuntien katoaminen on vaikeampi ongelma kuin useimmat muut rakennusliikkeen mittausongelmat. Väärä luku huomataan. Puuttuva luku ei.
Seuraus näkyy vasta seuraavassa tarjouksessa. Kun urakan toteutuneet tunnit ovat kymmenen prosenttia todellista pienemmät, seuraava samanlainen työ hinnoitellaan kymmenen prosenttia liian halvaksi.
Kirjaamattomuus ei johdu laiskuudesta. Se johtuu neljästä rakenteellisesta syystä, ja jokainen niistä vaatii eri ratkaisun.
Kirjaus tehdään väärään aikaan. Kun tunnit merkitään perjantaina koko viikolta, ne merkitään muistista. Muisti pyöristää alaspäin ja tasaa päivät samanpituisiksi. Maanantain seitsemän ja puoli tuntia ja keskiviikon yhdeksän muuttuvat molemmat kahdeksaksi. Samalla katoavat poikkeukset: päivä, jona materiaalia odotettiin kaksi tuntia, on juuri se, josta kannattavuusseuranta oppisi eniten, ja se unohtuu ensimmäisenä. Jos viikkoon mahtui kolme työmaata, muisti ei myöskään erottele niitä tunnin tarkkuudella.
Työ ei näytä työltä. Materiaalin haku rautakaupasta, siirtyminen kohteesta toiseen, työmaan siivous ja työkalujen kunnostus ovat työaikaa, mutta ne eivät tunnu urakalta. Niitä ei kirjata, koska niiden ei koeta kuuluvan projektille.
Kirjaus on hankalampi kuin sen tuottama hyöty. Jos tunnin merkitseminen vaatii kirjautumisen, projektin etsimisen listalta ja kolmen kentän täyttämisen, se tehdään kerran viikossa. Jos se vaatii kaksi napautusta, se tehdään päivittäin.
Kukaan ei katso kirjauksia. Jos tunteja ei tarkisteta eikä niistä seuraa mitään, kirjaaminen muuttuu rituaaliksi. Rituaali hoidetaan minimillä.
Luvut kannattaa laskea omalla porukalla, koska abstrakti prosentti ei vakuuta ketään.
Otetaan kuuden hengen rakennusliike. Jokaiselta jää kirjaamatta yksi tunti viikossa. Se on kuusi tuntia viikossa, noin 270 tuntia vuodessa.
Jos laskutettava tuntihinta on 55 euroa, kyse on noin 15 000 euron laskuttamattomasta työstä vuodessa. Vertailun vuoksi: kuuden käyttäjän toiminnanohjausjärjestelmä maksaa vuodessa alle 2 000 euroa.
Yksi tunti viikossa on lisäksi varovainen arvio. Kun kirjaus tehdään viikoittain muistista, hukka on tyypillisesti suurempi, koska pyöristys tapahtuu joka päivälle eikä kerran viikossa.
Yleisin korjausyritys on arvioida puuttuva aika jälkikäteen. Työnjohtaja katsoo viikkoa ja lisää pari tuntia sinne missä niitä varmaan oli.
Se ei korjaa virhettä vaan siirtää sen. Arvio ei tiedä, mille projektille tunnit kuuluivat, joten se jakaa ne väärin. Kannattavuusseurannan kannalta tilanne on nyt huonompi kuin ennen: kokonaissumma on lähempänä totuutta, mutta projektikohtainen jakauma on kauempana.
Kokonaissumma kiinnostaa kirjanpitoa. Projektikohtainen jakauma kiinnostaa sinua, koska se kertoo minkälainen työ kannattaa ja minkälainen ei.
Tämä on koko asian ydin, ja se jää usein huomaamatta, koska vaikutus tulee viiveellä.
Tarjouslaskennan tarkkuus perustuu omaan historiaan. Alan yleiset hinnat kertovat mitä muut tekevät, oma historia kertoo mitä sinä teet. Jos historia on vinoutunut alaspäin, jokainen sitä käyttävä laskelma on vinoutunut alaspäin.
Kierre menee näin. Tunnit kirjataan vajaana, joten kohde näyttää halvalta. Seuraava vastaava kohde hinnoitellaan sen mukaan. Se tehdään tappiolla, mutta tappio ei näy koska tunnit kirjataan taas vajaana. Kolmas kohde hinnoitellaan vielä alemmas.
Kierre katkeaa yleensä vasta tilinpäätöksessä, kun luvut eivät täsmää projektien kanssa. Siinä vaiheessa on kulunut vuosi.
Siirtymät. Aamun ajo varikolta työmaalle, työmaalta toiselle siirtyminen kesken päivän, materiaalin nouto. Näissä kysymys ei ole vain kirjaamisesta vaan siitä, onko yrityksessä sovittu mikä siirtymä on työaikaa. Jos sitä ei ole sovittu, jokainen työntekijä ratkaisee sen itse eri tavalla, eivätkä luvut ole keskenään vertailukelpoisia.
Lisätyöt. Asiakas pyytää työmaalla pientä muutosta, se tehdään saman tien, eikä sitä kirjata mihinkään. Tunnit menevät perusurakan päälle, mutta laskulle ne eivät päädy, koska mikään ei kerro että niitä oli. Tämä on suurin yksittäinen erä laskuttamatonta työtä pienissä rakennusliikkeissä.
Viimeistely. Urakan loppupää on täynnä pieniä käyntejä: takuukorjaus, unohtunut lista, asiakkaan huomautus. Projekti on henkisesti päättynyt, joten kirjaaminen loppuu ennen kuin työ loppuu. Nämä tunnit ovat myös niitä, jotka määrittävät todellisen katteen, koska ne tulevat kokonaan katteen päälle.
Työaikakirjanpito on työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan velvollisuus. Siihen merkitään tehdyt työtunnit, myös yli- ja lisätyötunnit, ja niistä maksetut korvaukset, ja se on säilytettävä vähintään kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona oikeus korvaukseen syntyi. Tarkemmin asiaa käsitellään rakennusalan työajanseurannan oppaassa. Velvollisuuteen liittyy kaksi käytännön riskiä.
Ensimmäinen on riita. Jos työntekijä väittää tehneensä ylitöitä eikä työnantajalla ole kirjanpitoa, tilanne on työnantajalle hankala. Kirjaus, joka syntyi päivän aikana, on eri painoarvoinen todiste kuin taulukko, joka täytettiin jälkikäteen.
Toinen on se, ettei ylityötä huomata ajoissa. Kun tunnit näkyvät vasta kuukauden lopussa, ylityökertymä on jo syntynyt eikä siihen voi reagoida. Kun ne näkyvät päivittäin, työnjohto voi tasata kuormaa ennen kuin kertymä kasvaa.
Tuntikirjaus epäonnistuu useimmiten siihen, että se koetaan valvonnaksi. Se kannattaa ottaa vakavasti, koska siinä on perää: kirjaus todella kertoo mitä ihminen teki.
Kaksi asiaa muuttaa asennetta enemmän kuin mikään muu.
Kerro mihin tietoa käytetään. Jos tunnit ohjaavat sitä, miten seuraava urakka hinnoitellaan ja mitoitetaan, se kannattaa sanoa ääneen. Kukaan ei innostu kirjaamasta tietoa, jonka käyttötarkoitus on epäselvä.
Tee siitä hyödyllistä kirjaajalle itselleen. Kun työntekijä näkee omat tuntinsa, ylityökertymänsä ja lomapäivänsä samasta paikasta johon kirjaa, kirjaaminen lakkaa olemasta yksisuuntaista.
Sijaintitiedon osalta kannattaa olla suora. Jos sitä kerätään, kerro miksi ja milloin. Jos sitä ei kerätä, kerro sekin. Epäselvyys on pahempi kuin kumpikaan vaihtoehto.
Tämä on kirjaamattomuutta hienovaraisempi ongelma, ja se on yleisempi kuin luullaan.
Kun projektin valinta on listalta valitsemista ja lista on pitkä, valitaan usein ensimmäinen tutunnäköinen. Kun sama asiakas on tilannut kolme eri kohdetta, tunnit menevät helposti väärään.
Vaikutus on kaksinkertainen: yksi projekti näyttää kannattavammalta kuin on ja toinen huonommalta. Kumpikaan luku ei ole käyttökelpoinen, ja kokonaissumma näyttää oikealta, joten virhettä ei huomata.
Käytännön korjaus on rajata valittavat kohteet siihen, mikä on kyseiselle työntekijälle sinä päivänä mahdollista. Kun listassa on kaksi vaihtoehtoa kahdenkymmenen sijaan, väärän valinnan todennäköisyys putoaa.
Nämä sekoitetaan usein, mutta ne vaativat eri toimenpiteet.
Kirjaamaton työ ei ole missään. Sitä ei voi laskuttaa, koska sitä ei tiedetä olevan. Korjaus on kirjaustavassa.
Laskuttamaton työ on kirjattu mutta jäänyt laskulta. Se on tiedossa, se näkyy raportilla, ja se on korjattavissa laskuttamalla. Korjaus on laskutusprosessissa.
Jälkimmäinen on helpompi, koska ongelma on näkyvissä. Siksi kirjaaminen kannattaa saada kuntoon ensin: se muuttaa näkymättömän ongelman näkyväksi, ja näkyvä ongelma on jo puoliksi ratkaistu.
Kolme merkkiä, jotka näkyvät ilman erillistä selvitystä.
Tilikauden tulos ei vastaa projektiraporttien summaa. Jos projektit näyttävät hyvältä mutta tulos ei, jossain on kuluja joita projekteille ei ole kohdistettu. Tunnit ovat tavallisin selitys.
Kaikki päivät ovat kahdeksan tuntia. Todellinen työmaapäivä ei ole. Jos aineisto on tasainen, se on tasoitettu.
Samanlaiset urakat tuottavat eri katteen. Kun kaksi vastaavaa kohdetta poikkeaa toisistaan selvästi, ero on joko työn sisällössä tai kirjaamisen tarkkuudessa. Jälkimmäinen on tavallisempi.
Kirjaamattomuuden seuraus riippuu siitä, miten työ on hinnoiteltu, ja tämä ero kannattaa ymmärtää ennen kuin lähtee korjaamaan mitään.
Tuntityössä kirjaamaton tunti on suoraan laskuttamaton euro. Vahinko on välitön ja mitattavissa, ja se osuu kassaan saman kuukauden aikana. Hyvä uutinen on, että se on myös helpoin korjata: kun tunti kirjataan, se laskutetaan.
Kiinteähintaisessa urakassa kirjaamaton tunti ei vähennä laskua lainkaan. Lasku on sovittu. Vahinko on siinä, että kate näyttää paremmalta kuin se oli, ja se tieto siirtyy seuraavaan tarjoukseen. Vahinko on hitaampi mutta laajempi, koska se kertautuu.
Lisätyössä yhdistyvät molempien huonot puolet. Työ tehdään urakan päälle ja pitäisi laskuttaa erikseen. Jos tunteja ei kirjata lainkaan, euro jää saamatta ja urakan kate näyttää samalla paremmalta kuin oli. Jos tunnit kirjataan, mutta urakalle eikä lisätyöksi, lasku jää silti lähtemättä, ja urakan kate näyttää huonommalta kuin oli. Kummassakin tapauksessa lisätyö katoaa laskulta.
Käytännön johtopäätös: jos teet pääosin tuntityötä, kirjaamisen korjaus näkyy kassassa kuukaudessa. Jos teet kiinteähintaisia urakoita, se näkyy vasta seuraavan vuoden tarjouksissa, mutta silloin isommin.
Tavallinen tilanne on, että kirjaus saadaan kuntoon nyt, mutta historia on vajaa. Silloin herää kysymys, voiko vanhaa aineistoa korjata jälkikäteen.
Lyhyt vastaus on, että laskutettavat tunnit kannattaa selvittää ja loput jättää rauhaan.
Selvitä ne, joilla on rahallinen arvo. Käy läpi viimeisen kolmen kuukauden laskuttamattomat urakat ja tarkista, vastaavatko laskutetut tunnit tehtyä työtä. Tähän on yleensä jokin jälki: kalenterimerkinnät, työmaapäiväkirja, ostot samalta päivältä. Jos ero on selvä, se on laskutettavissa.
Älä korjaa historiaa arvaamalla. Vanhojen kuukausien täydentäminen arvioilla tekee aineistosta huonomman kuin se on. Vajaa mutta rehellinen historia kertoo, että tunnit puuttuvat. Täydennetty historia näyttää ehjältä ja on väärin, eikä kukaan tiedä kumpi on kumpi.
Merkitse rajapäivä. Kirjaa muistiin päivä, josta alkaen kirjaus on kunnossa. Kun vuoden päästä lasket yksikköhintoja, käytät vain sen jälkeistä aineistoa. Tämä yksi merkintä säästää sen tilanteen, jossa vertaat kelvollista ja kelvotonta aineistoa toisiinsa tietämättä sitä.
Käytännössä kolmen kuukauden kunnollinen aineisto on arvokkaampi kuin kahden vuoden epämääräinen. Historia kannattaa siis aloittaa alusta eikä yrittää paikata.
Kun kirjaamista tiukennetaan, porukalta tulee vastaan samat kolme perustelua. Ne eivät ole tekosyitä vaan kertovat, missä järjestelmä on rikki.
"Ei tässä ehdi kirjata." Jos kirjaus vie enemmän kuin puoli minuuttia, tämä pitää paikkansa. Vastaus ei ole vaatia enemmän vaan mitata, kauanko yksi kirjaus oikeasti vie. Jos vastaus on kaksi minuuttia, ongelma ei ole asenteessa.
"En muista mille projektille." Tämä kertoo, että kirjaus tehdään liian myöhään. Sama ihminen muistaa sen kello viisitoista, muttei perjantaina. Vastaus on siirtää kirjausajankohtaa, ei parantaa muistia.
"Miksi tätä pitää seurata." Tämä on rehellinen kysymys ja ansaitsee rehellisen vastauksen. Jos vastaus on "koska johto haluaa", kirjaaminen tehdään minimillä. Jos vastaus on "koska seuraava tarjous lasketaan näillä luvuilla ja liian halpa tarjous tarkoittaa kiirettä teille", se on konkreettinen ja ymmärrettävä.
Neljättä vastaväitettä ei yleensä sanota ääneen: pelko siitä, että lukuja käytetään yksilön arviointiin. Se kannattaa ottaa puheeksi itse, koska sanomaton oletus ohjaa käyttäytymistä vahvemmin kuin sanottu.
FiSASissa tuntikirjaus on rakennettu niiden neljän syyn ympärille, joiden takia tunnit katoavat:
- Kirjaus työmaalla muutamalla napautuksella. Työntekijä valitsee työmaan, kohdistuksen ja työn tyypin, merkitsee alun, lopun ja tauon ja lähettää kirjauksen puhelimella saman päivän aikana. Kirjaus onnistuu myös ilman verkkoyhteyttä ja synkronoituu, kun yhteys palaa.
- Oikea työmaa valmiina. Työntekijä näkee kalenterista omat tehtävänsä ja työmääräimensä, joten kirjaus osuu siihen kohteeseen, johon hänet on päiväksi osoitettu.
- Lisätyö kuitataan kentällä. Tilaaja voi kuitata työajat suoraan mobiilissa, joten lisätyön tunnit on hyväksytty ennen laskutusta.
- Joku katsoo kirjauksia. Työnjohto näkee tunnit heti ja hyväksyy ne, ja jokainen työntekijä näkee omat kirjauksensa puhelimestaan.
- Tunnit menevät käyttöön. Hyväksytyt tunnit siirtyvät projektin kustannusseurantaan ja laskulle, joten sama kirjaus palvelee kannattavuutta, laskutusta ja työaikakirjanpitoa.
Sijainti tallentuu kirjauksen yhteydessä, joten siitä kannattaa kertoa porukalle suoraan, kuten yllä todettiin. Työaikakirjaukset kuuluvat kaikkiin paketteihin, myös yhden käyttäjän Maker-pakettiin.
Työtunti on rakennusliikkeen tarkin mittari siitä, mitä työ oikeasti maksaa. Se on myös se mittari, joka vuotaa herkimmin, koska vuoto ei näy missään.
Korjaus ei ole tarkempi jälkilaskenta vaan se, että kirjaus tapahtuu silloin kun työ tehdään, kohdistuu oikealle projektille ja on kirjaajalle riittävän helppo tehdä päivittäin.
Jos haluat tietää, kuinka paljon omassa yrityksessäsi vuotaa, aloita yhdestä käynnissä olevasta työmaasta ja kirjaa siellä tunnit päivittäin kuukauden ajan. Vertaa lukua siihen, mitä olisit arvioinut etukäteen. Ero on se summa, jonka olet tähän asti maksanut arvaamisesta.
Kokeilun voi tehdä FiSASissa 14 päivää maksutta, ja jo kahden viikon päivittäiset kirjaukset kertovat, paljonko arviot ovat heittäneet.
