Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä: mitä pienen rakennusyrityksen kannattaa oikeasti vaatia?

Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä ei saa tehdä arjesta raskaampaa

Maanantaiaamuna työnjohtaja kysyy, paljonko kylpyhuoneremonttiin on jo käytetty tunteja. Yrittäjä etsii samaan aikaan viimeisintä tarjousversiota sähköpostista, ja kirjanpitäjä odottaa kuitteja, jotka ovat vielä pakettiauton aurinkolipan välissä. Yksikään näistä asioista ei yksinään tunnu suurelta ongelmalta. Yhdessä ne syövät työviikosta tunteja ja tekevät projektin todellisesta katteesta arvauksen.

Tähän rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmän pitäisi vastata. Sen tehtävä ei ole tuoda yritykseen uutta hallinnon kerrosta, vaan poistaa kohtia, joissa sama tieto kirjoitetaan uudelleen, jää yhden ihmisen puhelimeen tai löytyy vasta työmaan päätyttyä.

Pienelle rakennusyritykselle hyvä järjestelmä on ennen kaikkea yhteinen työjärjestys. Tarjous määrittää, mitä on myyty ja millä hinnalla. Hyväksytystä tarjouksesta syntyy projektin taloudellinen lähtötilanne. Työmaalla kirjattavat tunnit, materiaalit, ostot ja lisätyöt kertovat, miten toteuma kehittyy. Laskutus muuttaa tehdyn työn rahaksi. Raportointi näyttää, jäikö urakasta se kate, joka laskentavaiheessa tavoiteltiin.

Jos ketju katkeaa yhdessäkin kohdassa, tieto vanhenee nopeasti.

Mitä rakennusalan toiminnanohjaus tarkoittaa käytännössä?

Toiminnanohjaus on sanana turhan juhlava. Rakennusyrityksen arjessa se tarkoittaa varsin konkreettisia asioita: kuka tekee, missä tekee, mitä työ maksaa, mitä asiakkaan kanssa on sovittu ja mikä voidaan laskuttaa.

Rakennusalan ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä kokoaa nämä tiedot samaan kokonaisuuteen. Olennaista ei kuitenkaan ole ominaisuuksien määrä, vaan niiden välinen yhteys. Erillinen tuntisovellus voi kirjata työajan moitteettomasti, mutta jos tunnit eivät kohdistu oikealle projektille ja työvaiheelle, niitä joudutaan käsittelemään uudelleen. Tarjouslaskenta voi tuottaa siistin PDF:n, mutta jos laskelman kustannusrakenne ei seuraa mukana projektille, työmaan toteumaa ei voi verrata alkuperäiseen arvioon.

Toimiva kokonaisuus vähentää rajapintoja myös ihmisten välillä. Työntekijän ei tarvitse ilmoittaa tunteja ensin viestillä työnjohtajalle, työnjohtajan taulukolla yrittäjälle ja yrittäjän koontina palkanlaskentaan. Tieto kirjataan kerran siellä, missä se syntyy.

1. Tarjouksen pitää olla muutakin kuin asiakkaalle lähetettävä PDF

Kannattavuus ratkaistaan usein jo ennen ensimmäistä työpäivää. Jos tarjouksesta puuttuu työvaihe, materiaalihukka, alihankinta tai riittävä kate, työmaa aloittaa takamatkalta.

Hyvässä rakennusalan ohjelmistossa tarjous voidaan eritellä ainakin oman työn, materiaalien, alihankinnan ja muiden kulujen mukaan. Tämä ei ole pelkkää laskennan siisteyttä. Erittely muodostaa rakenteen, jota vasten toteutuneita kustannuksia seurataan myöhemmin. Kun tarjous hyväksytään, tietoja ei pitäisi joutua rakentamaan projektille uudelleen.

Fisasin tarjouslaskennassa kustannukset voidaan jakaa työ-, materiaali-, alihankinta- ja muihin kustannuksiin, lisätä katteet sekä muodostaa asiakkaalle lähetettävä tarjous. Hyväksytystä tarjouksesta voidaan luoda projekti ilman, että perustiedot syötetään toiseen kertaan. Se on pieni käytännön asia, mutta juuri tällaisissa siirtymissä toiminnanohjauksen hyöty syntyy.

Ohjelmistoa vertaillessa kannattaa pyytää näyttämään koko kulku: laskelman tekeminen, tarjouksen lähetys, sähköinen hyväksyntä ja projektin käynnistäminen. Pelkkä tarjousnäkymän esittely ei vielä kerro, jatkuuko tieto työmaalle asti.

2. Projektin tilanne pitää nähdä ilman raportointipäivää

Pienessä rakennusyrityksessä raportointi tarkoittaa usein sitä, että yrittäjä kokoaa perjantaina tiedot eri lähteistä. Tuntien tilanne tarkistetaan yhdestä paikasta, ostot toisesta ja laskutus kolmannesta. Lopputulos kertoo viime viikosta tai viime kuusta, vaikka päätöksiä pitäisi tehdä tänään.

Rakennusalan projektinhallinta on hyödyllistä vasta, kun näkymä perustuu työmaalla syntyvään tietoon. Projektin yhteydessä pitäisi nähdä ainakin:

• sovittu arvo ja laskutuksen tila
• suunnitellut ja toteutuneet kustannukset
• kirjatut työtunnit
• materiaalit ja projektille kohdistetut ostot
• tehtävät, aikataulu ja vastuuhenkilöt
• dokumentit, kuvat ja työmaamerkinnät
• hyväksytyt lisä- ja muutostyöt.

Kaikkea ei tarvitse näyttää samalla ruudulla. Tärkeämpää on, että tiedot liittyvät samaan projektiin ja ovat löydettävissä ilman omaa kansiorakennetta, nimeämissääntöjen muistamista tai tietojen yhdistelemistä käsin.

Fisasin projektinhallinta kokoaa projektin tehtävät, dokumentit, kustannukset ja työmaan tapahtumat samaan kokonaisuuteen. Kun projektia koskeva keskustelu, kuva tai ostolasku voidaan liittää oikeaan kohteeseen heti, myöhempi selvitystyö vähenee.

3. Työmaalla käytettävän ohjelmiston on toimittava puhelimella

Moni järjestelmä näyttää hyvältä toimiston suurella näytöllä. Rakennusyrityksen kannalta ratkaisevaa on, mitä tapahtuu työmaan portilla, pakettiautossa ja keskeneräisessä kohteessa.

Työntekijän tavallisimmat kirjaukset on pystyttävä tekemään ilman pitkää valikkokierrosta. Työajan aloitus ja lopetus, projektin valinta, kuvan lisääminen tai kulun kirjaaminen eivät saa vaatia ohjelmiston toimintalogiikan opiskelua. Jos kirjaus tehdään vasta illalla, tiedon tarkkuus heikkenee. Jos se jää tekemättä kokonaan, järjestelmän raportit näyttävät siisteiltä mutta vääriltä.

Mobiilikäyttöä arvioitaessa kannattaa ottaa demoon mukaan myös henkilö, joka tekee kirjaukset kentällä. Yrittäjän tai toimistohenkilön näkemys ei yksin riitä. Paras testi on antaa puhelin käyttäjälle ja pyytää häntä kirjaamaan tunti, liittämään kuva projektille ja etsimään seuraavan päivän työtehtävä ilman opastusta.

Lisäksi yhteyden katkeaminen on työmaalla tavallista. Siksi ainakin tärkeimpien kenttätoimintojen pitäisi sietää heikkoa verkkoyhteyttä. Fisasin työaikakirjauksia voi tehdä mobiilisti myös ilman jatkuvaa verkkoyhteyttä, jolloin tieto synkronoituu yhteyden palauduttua.

4. Kustannusseurannan pitää kertoa, mistä poikkeama syntyy

Pelkkä tieto siitä, että budjetista on käytetty 72 prosenttia, ei riitä. Luku voi olla täysin terve tai merkki tulevasta tappiosta riippuen siitä, missä vaiheessa työmaa on.

Hyvä kustannusseuranta erottaa vähintään työn, materiaalit, alihankinnan ja muut kulut. Kun toteumaa verrataan tarjouksesta syntyneeseen suunnitelmaan, poikkeaman syy voidaan paikantaa. Onko työvaihe vienyt arvioitua enemmän tunteja? Onko materiaalihinta noussut? Onko ostolasku kohdistettu väärälle projektille? Jäikö lisätyö hyväksyttämättä?

Tässä kohtaa toiminnanohjaus eroaa tavallisesta laskutusohjelmasta. Laskutusohjelma kertoo, paljonko asiakkaalta on laskutettu. Toiminnanohjaus kertoo lisäksi, mitä laskutettavan työn tekeminen on maksanut ja mitä on vielä kesken.

Kustannustiedon pitää myös olla riittävän tuoretta. Reaaliaikaisuus ei tarkoita, että yrittäjä tuijottaa mittareita koko päivän. Se tarkoittaa, että viikkopalaverissa käytettävä tieto syntyy normaalista työstä eikä erillisestä raportointiprojektista.

5. Lisätyön pitää kulkea havainnosta hyväksyntään ja laskulle

Remontissa suunnitelma muuttuu, rakenteen alta löytyy yllätys tai tilaaja haluaa alkuperäiseen tilaukseen uuden työn. Lisätyö ei itsessään ole ongelma. Ongelma syntyy, jos työn sisältö, hinta ja hyväksyntä jäävät puhelun tai viestiketjun varaan.

Toiminnanohjausjärjestelmässä lisä- ja muutostyölle pitäisi voida kirjata kuvaus, määrä, työn ja materiaalien kustannukset, kate sekä tila. Tarjous lähetetään asiakkaalle, hyväksyntä tallentuu ja hyväksytty työ liittyy projektin kustannuksiin ja laskutukseen. Silloin työmaan taloudellinen lähtötilanne päivittyy sitä mukaa kuin sopimuksen sisältö muuttuu.

Fisasissa lisä- ja muutostyöt voidaan laskea, lähettää asiakkaalle sähköisesti hyväksyttäväksi ja siirtää hyväksynnän jälkeen laskutukseen. Projektin sopimushistoria pysyy samassa paikassa alkuperäisen tarjouksen kanssa.

6. Dokumentoinnin pitää palvella työn tekemistä

Työmaakuvista on hyötyä vain, jos ne löytyvät myöhemmin. Puhelimen kuvavirtaan tallennettu kuva kertoo harvoin, mihin asuntoon, työvaiheeseen tai havaintoon se liittyi.

Toimivassa järjestelmässä dokumentti liitetään projektille jo tallennushetkellä. Kuvan yhteyteen voidaan kirjata otsikko, kuvaus, luokka, päivämäärä ja tarvittaessa vastuuhenkilö tai tehtävä. Näin dokumentointi tukee laadunvarmistusta, työmaan johtamista ja myöhempää luovutusta sen sijaan, että siitä tulee erillinen arkistointityö.

Pienelle yritykselle tärkeä hyöty on myös löydettävyys. Kun asiakas kysyy puolen vuoden päästä rakenteen sisään jääneestä asennuksesta, vastaus ei saisi riippua siitä, onko kuvan ottanut työntekijä vielä yrityksessä.

7. Käyttöönoton pitää sopia yrityksen kokoon

Yhden tai viiden hengen yrityksen ei kannata toteuttaa kuukausien ERP-hanketta. Toisaalta pelkkä käyttäjätunnusten luominen ei vielä ole onnistunut käyttöönotto.

Käyttöönotossa kannattaa sopia ensin neljä asiaa: miten projektit nimetään, miten tunnit kohdistetaan, mistä tarjouksen kustannukset tulevat ja kuka tarkistaa puuttuvat kirjaukset. Kun nämä perusasiat ovat yhteisiä, järjestelmää voi laajentaa laskutukseen, dokumentointiin, ostolaskuihin ja raportointiin yrityksen tarpeen mukaan.

Hyvä etenemistapa pienelle rakennusyritykselle on ottaa ensimmäiseksi käyttöön yksi läpi kulkeva prosessi. Esimerkiksi uusi tarjous tehdään järjestelmässä, hyväksytty tarjous muutetaan projektiksi, tunnit kirjataan projektille ja valmis työ laskutetaan samojen tietojen pohjalta. Kun ketju toimii yhdellä oikealla kohteella, seuraavan projektin aloittaminen on jo rutiinia.

Näin vertailet rakennusalan ohjelmistoja ilman ominaisuuslistan ansaa

Ohjelmistojen verkkosivuilla lähes jokainen ratkaisu lupaa helppokäyttöisyyttä, reaaliaikaisuutta ja ajansäästöä. Vertailussa kannattaa siksi vaihtaa kysymysten suuntaa.

Älä kysy vain, löytyykö työajanseuranta. Kysy, mihin tunti kohdistuu ja missä sen kustannus näkyy. Älä kysy vain, voiko tarjouksen tehdä. Kysy, mitä tarjouksen tiedoille tapahtuu hyväksynnän jälkeen. Älä kysy vain, onko dokumentointi mukana. Kysy, löytyykö tiettyyn työvaiheeseen liittyvä kuva vielä kahden vuoden päästä.

Pyydä ohjelmistotoimittajaa näyttämään yksi tavallinen työ alusta loppuun:

1. Asiakas ja tarjous luodaan.
2. Tarjous hyväksytään.
3. Projekti käynnistetään.
4. Työntekijä kirjaa tunnit ja ottaa kuvat puhelimella.
5. Ostot kohdistetaan projektille.
6. Lisätyö hyväksytetään.
7. Työ laskutetaan.
8. Projektin kate tarkistetaan.

Jos koko ketju ei mahdu samaan demoon, järjestelmä ei välttämättä poista niitä katkoksia, joiden vuoksi sitä ollaan hankkimassa.

Kenelle kevyt rakennusalan ERP sopii?

Kevyt rakennusalan ERP sopii erityisesti yritykselle, jossa työmaat ovat jo liian suuria muistettaviksi mutta hallintoon ei haluta palkata uutta henkilöä vain tietojen kokoamista varten. Tyypillinen tilanne tulee vastaan, kun projekteja on useita samaan aikaan, työntekijät liikkuvat kohteiden välillä ja yrittäjä huomaa käyttävänsä iltoja tarjouksiin, tuntilappuihin ja laskutukseen.

Fisas on suunniteltu 1–20 hengen rakennusyrityksille. Se yhdistää tarjoukset, projektit, työaikakirjaukset, dokumentoinnin, laskutuksen ja raportoinnin mobiilisti käytettävään kokonaisuuteen. Tarkoitus ei ole tehdä pienestä yrityksestä suuren konsernin kaltaista. Tarkoitus on antaa yrittäjälle ajantasainen näkymä omaan työhön ilman, että hän rakentaa sen joka viikko uudelleen.

Usein kysyttyä rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmästä

Mikä on rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä?

Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä on ohjelmisto, joka yhdistää rakennusyrityksen tarjoukset, projektit, työajat, kustannukset, tehtävät, dokumentit ja laskutuksen. Toimialakohtainen järjestelmä huomioi sen, että tieto syntyy sekä toimistolla että vaihtuvilla työmailla.

Mitä eroa on ERP-järjestelmällä ja laskutusohjelmalla?

Laskutusohjelman päätehtävä on muodostaa ja seurata laskuja. ERP-järjestelmä yhdistää laskutuksen sitä edeltäviin vaiheisiin, kuten tarjouslaskentaan, työajanseurantaan ja projektikustannuksiin. Näin yritys näkee laskutuksen lisäksi myös työn kannattavuuden.

Voiko pieni rakennusyritys hyötyä toiminnanohjauksesta?

Kyllä. Hyöty ei riipu liikevaihdosta vaan siitä, kuinka paljon samaa tietoa käsitellään useassa paikassa. Jo muutama samanaikainen projekti voi tehdä tunneista, ostoista, lisätöistä ja laskutuksesta vaikeasti hallittavan kokonaisuuden.

Mistä rakennusalan ohjelmiston käyttöönotto kannattaa aloittaa?

Aloita yhdestä oikeasta projektista ja yhdestä tiedonketjusta. Tee tarjous, käynnistä projekti, kirjaa tunnit ja kulut sekä muodosta lasku samassa järjestelmässä. Kun perusprosessi toimii, lisää muut ominaisuudet vaiheittain.

Yksi kirjaus, monta käyttötarkoitusta

Rakennusalan toiminnanohjauksen arvo ei synny näyttävästä kojelaudasta. Se syntyy siitä, että työmaalla kerran kirjattu tieto palvelee projektin seurantaa, kustannuslaskentaa, laskutusta ja seuraavan tarjouksen tekemistä.

Kun tarjous, toteuma ja laskutus kuuluvat samaan ketjuun, yrittäjä ei joudu valitsemaan työmaan johtamisen ja hallinnon välillä. Molemmat perustuvat samaan ajantasaiseen tietoon.